QUADERNO DEL PRIMO SISTEMA AI PCS LAB — Fondamenti di AI per chi lavora, progetto finale Otto passi, una sola attività: la tua COME SI USA Qui dentro non c'è nessun dato, nessun esempio svolto e nessuna risposta: ci sono i campi, e quello che ci finirà è tuo. Ogni sezione è un passo della lezione. Copialo in un documento e scrivici dentro, oppure stampalo e usalo a penna — il passo 1 viene meglio a penna, con un cronometro accanto e senza un computer davanti. Sotto il titolo di ogni passo c'è una riga sola, SI VA AVANTI QUANDO: è il cancello. Finché non è vero, il passo dopo lo stai cominciando in perdita. QUATTRO REGOLE 1. Non saltare in avanti. Un campo lasciato vuoto al passo 1 non resta vuoto: ricompare al passo 7, e a quel punto è costato tutto il lavoro in mezzo. 2. Scrivi le date. Ogni volta che compili qualcosa mettici la data del giorno: fra sei mesi è l'unica cosa che ti dirà che cosa è ancora vero. 3. Quando un numero è stimato invece che contato, segnalo accanto fra parentesi — (stimato). I numeri stimati non si usano per decidere. 4. Una attività sola. Se te ne vengono in mente tre, prendi quella che hai fatto più volte questa settimana e lascia le altre a un secondo quaderno. INDICE Intestazione Passo 1 — qual è il problema Passo 2 — quale AI uso Passo 3 — quali informazioni devo darle Passo 4 — il prompt Passo 5 — i documenti Passo 6 — la bozza Passo 7 — il controllo Passo 8 — come si automatizzerebbe Le otto cose fatte Il numero, rimisurato DOCUMENTO DIDATTICO. È il modello vuoto di un corso: nomi, importi, clienti e casi non ci sono, perché sono i tuoi e li scrivi tu. Prima di condividerlo una volta compilato, ricordati che dentro ci saranno dati della tua attività. ================================================================================ INTESTAZIONE ================================================================================ Come lo chiamate fra voi ...................................................... Attività ...................................................................... Chi ci lavora ................................................................. Cominciato il ....../....../.......... ================================================================================ PASSO 1 — QUAL È IL PROBLEMA compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: ci sono due numeri contati, non stimati — quante volte al mese e quanti minuti l'una — e sai su quale fonte e su quale periodo li hai contati. ================================================================================ 1.1 L'ATTIVITÀ Una sola, ripetuta almeno quattro volte al mese. .......................................................................... 1.2 IL CONTEGGIO Quante volte capita: .............. al mese Contate su (la fonte vera: casella, gestionale, calendario, registro): .......................................................................... Periodo guardato: dal ....../....../.......... al ....../....../.......... Quante avrei detto a memoria, prima di contare: .............. 1.3 IL CRONOMETRO Una riga per passaggio, verbo all'infinito. Non il totale: i passaggi. R = a parità di ingresso dà sempre lo stesso risultato, e lo saprei dettare a voce a una persona appena assunta. M = dipende da un giudizio mio, dal mestiere. Nel dubbio è M. Misurata il ....../....../.......... su ...... casi veri PASSAGGIO MINUTI CHI LO FA R/M 1 ........................................... ...... ........ ... 2 ........................................... ...... ........ ... 3 ........................................... ...... ........ ... 4 ........................................... ...... ........ ... 5 ........................................... ...... ........ ... 6 ........................................... ...... ........ ... TOTALE ...... Minuti al mese (volte x totale) .............. 1.4 LA FRASE DEL PROBLEMA Una riga sola, con dentro un momento, un numero e qualcuno che ne paga il prezzo. Non «rispondo lentamente»: «ricevo ...... richieste al mese e ci metto ...... minuti a ognuna, e chi aspetta è ......». .......................................................................... .......................................................................... 1.5 CHE COSA NON STO RISOLVENDO I passaggi segnati M restano tuoi. Scrivili qui, così non ti verrà voglia di darli via al passo 4. .......................................................................... 1.6 IL NUMERO CHE RIMISURERÒ Quale ................................. Adesso vale .............. misurato il ....../....../...... Lo rimisuro il ....../....../...... ================================================================================ PASSO 2 — QUALE AI USO compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: hai dato lo stesso identico caso vero a due strumenti, nella stessa giornata, e sai dire in una riga perché hai scelto quello che hai scelto — e la riga non è «è il più conosciuto». ================================================================================ 2.1 IL COMPITO, IN UNA RIGA, CHE COMINCIA CON UN VERBO .......................................................................... 2.2 IL CASO DI PROVA Vero, già successo, di cui conosci l'esito. Dati personali tolti. Qual è ................................................................... Di che data ....../....../.......... Perché è difficile ....................................................... 2.3 I DUE CANDIDATI E LA GRIGLIA Candidato 1 ................................. provato il ..../..../..... Candidato 2 ................................. provato il ..../..../..... CRITERIO CANDIDATO 1 CANDIDATO 2 Ha capito il compito (sì/no) ........... ........... Ha inventato qualcosa (che cosa) ........... ........... Accetta i miei file veri (quali) ........... ........... Minuti per sistemare il risultato ........... ........... 2.4 SCELGO .............................................................. Perché ................................................................... ================================================================================ PASSO 3 — QUALI INFORMAZIONI DEVO DARLE compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: i documenti esistono davvero, hanno una data in prima riga e un responsabile, e sai dire per ogni informazione se sta nel prompt o in un documento. ================================================================================ Da tre a cinque, non quindici. Il quarto di solito è il più utile e nessuno ce l'ha scritto: che cosa NON facciamo. # DOCUMENTO CHE COSA CONTIENE CHI LO AGGIORNA DATA 1 ...................... .................... .............. ..../..../..... 2 ...................... .................... .............. ..../..../..... 3 ...................... .................... .............. ..../..../..... 4 ...................... .................... .............. ..../..../..... 5 ...................... .................... .............. ..../..../..... [ ] nessuno è una scansione o una foto di un foglio [ ] nessuno esiste in due versioni diverse [ ] i dati personali sono stati tolti dagli esempi [ ] ognuno ha la data in prima riga I DATI CHE MANCANO QUASI SEMPRE quando la richiesta arriva Ricavali riguardando dieci casi vecchi e segnando ogni volta che cosa era mancato. Sono le domande che il sistema farà al posto tuo. 1 ............................................. mancava in ...... casi su 10 2 ............................................. mancava in ...... casi su 10 3 ............................................. mancava in ...... casi su 10 4 ............................................. mancava in ...... casi su 10 5 ............................................. mancava in ...... casi su 10 6 ............................................. mancava in ...... casi su 10 7 ............................................. mancava in ...... casi su 10 8 ............................................. mancava in ...... casi su 10 ================================================================================ PASSO 4 — IL PROMPT compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: ci sono tutte e sei le parti, il formato di uscita è stato disegnato PRIMA di scrivere il prompt, e l'ultima sezione dell'uscita dice da dove viene ogni numero. ================================================================================ 4.1 IL FORMATO DI USCITA — si disegna prima # SEZIONE MAX RIGHE 1 .............................................. .......... 2 .............................................. .......... 3 .............................................. .......... 4 .............................................. .......... 5 DA DOVE VIENE OGNI NUMERO / CHE COSA HO DATO PER SCONTATO 3 4.2 LE SEI PARTI — spunta quando c'è davvero [ ] CONTESTO chi sei, che attività, dove [ ] OBIETTIVO che cosa deve produrre, e che cosa NON deve produrre [ ] DATI il testo del caso, grezzo, fra separatori [ ] VINCOLI ogni divieto con l'azione da fare al suo posto [ ] FORMATO le sezioni del punto 4.1, numerate [ ] CONTROLLO la riga in cui dichiara che cosa ha usato e che cosa ha dato per scontato 4.3 I DUE VINCOLI CHE NON POSSONO MANCARE — scrivili con parole tue I numeri e i prezzi solo da .............................................. Se il dato per decidere manca, invece di sceglierlo ...................... .......................................................................... ================================================================================ PASSO 5 — I DOCUMENTI compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: la domanda di controllo risponde giusto — quanti file ha letto, come si chiamano, di che data sono. ================================================================================ Caricati il ....../....../.......... Quanti ...... LA DOMANDA DI CONTROLLO — fatta il ..../..../...... Che cosa ha risposto (quanti file, quali, di che data): .............................................................................. Torna? [ ] sì [ ] no — che cosa non tornava ............................. LA DOMANDA DI PROVA — una a cui conosci la risposta, presa dal documento più noioso Che cosa ho chiesto .......................................................... Che cosa ha risposto ......................................................... Giusto? [ ] sì [ ] no ================================================================================ PASSO 6 — LA BOZZA compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: la bozza ha tutte le sezioni che avevi chiesto, nessuna in più, e nessuna è vuota. ================================================================================ Caso usato ................................... del ....../....../.......... Bozza ottenuta il ....../....../.......... Minuti di attesa ...... SEZIONE C'È NELLA LUNGHEZZA VUOTA 1 .................................... ... .............. ..... 2 .................................... ... .............. ..... 3 .................................... ... .............. ..... 4 .................................... ... .............. ..... 5 .................................... ... .............. ..... Sezioni comparse che non avevo chiesto ...................................... Bozza grezza salvata dove .................................................... ================================================================================ PASSO 7 — IL CONTROLLO compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: ogni prezzo è stato ritrovato nel listino e ogni tempo nelle condizioni, e hai trovato almeno una cosa da correggere. Se non ne trovi nessuna alla prima bozza, non hai controllato: hai letto. ================================================================================ Controllato il ....../....../...... Minuti impiegati ...... CHE COSA HO VERIFICATO, UNO PER UNO IL NUMERO / L'AFFERMAZIONE DOVE L'HO RITROVATO ESITO 1 .............................. ....................... ......... 2 .............................. ....................... ......... 3 .............................. ....................... ......... 4 .............................. ....................... ......... 5 .............................. ....................... ......... 6 .............................. ....................... ......... LE COSE DA CORREGGERE, E DOVE SI CORREGGONO Una riga alla volta. Dopo ogni correzione si rifà lo stesso caso, in una conversazione nuova. 1 Che cosa ho trovato ...................................................... Va nel [ ] prompt [ ] documenti La riga che ho aggiunto: .......................................................................... Rifatto il ..../..../...... esito .............. 2 Che cosa ho trovato ...................................................... Va nel [ ] prompt [ ] documenti La riga che ho aggiunto: .......................................................................... Rifatto il ..../..../...... esito .............. 3 Che cosa ho trovato ...................................................... Va nel [ ] prompt [ ] documenti La riga che ho aggiunto: .......................................................................... Rifatto il ..../..../...... esito .............. CHI FIRMA QUELLO CHE ESCE .................................................... Sostituto quando non c'è .................................................... ================================================================================ PASSO 8 — COME SI AUTOMATIZZEREBBE compilato il ..../..../...... SI VA AVANTI QUANDO: sta tutto su una pagina, a parole, e non hai aperto nessuno strumento di automazione. Qui non si costruisce niente: si capisce. ================================================================================ 8.1 L'EVENTO — che cosa fa partire tutto, e da quali canali può arrivare .......................................................................... .......................................................................... 8.2 I PASSAGGI — un verbo ciascuno, e fra parentesi chi lo esegue: il software, l'AI o una persona 1 ( ................ ) ................................................... 2 ( ................ ) ................................................... 3 ( ................ ) ................................................... 4 ( ................ ) ................................................... 5 ( ................ ) ................................................... 8.3 DOVE SI FERMA E CHIAMA UNA PERSONA — almeno tre casi - ........................................................................ - ........................................................................ - ........................................................................ - l'ultimo clic su tutto quello che esce resta a una persona 8.4 LE DUE RIGHE OGGI .................................................................. DOMANI .................................................................. Il pezzo identico nelle due righe è ....................................... 8.5 IL CONTO, SPANNOMETRICO minuti risparmiati a volta ...... x volte al mese ...... = ...... al mese ore per costruirla, onesto ...... Vale la pena adesso? [ ] sì [ ] non adesso — ci torno il ..../..../..... ================================================================================ LE OTTO COSE FATTE Una casella vuota non è una dimenticanza: è un passo che non hai finito, e accanto c'è scritto quale ================================================================================ [ ] 1 La frase del problema, con dentro un numero contato passo 1 [ ] 2 Lo strumento scelto, dopo averne provati due passo 2 [ ] 3 I documenti, datati, con un responsabile ciascuno passo 3 [ ] 4 Il prompt con tutte e sei le parti passo 4 [ ] 5 La domanda di controllo che risponde giusto passo 5 [ ] 6 Una bozza vera su un caso vero passo 6 [ ] 7 Il controllo fatto, con almeno una correzione applicata passo 7 [ ] 8 La pagina che dice come si automatizzerebbe passo 8 ================================================================================ IL NUMERO, RIMISURATO Da compilare fra un mese, non prima. È l'unica pagina che dice se il sistema serve a qualcosa ================================================================================ Il numero era .............. il ....../....../.......... Oggi è .............. misurato il ....../....../.......... Su quanti casi ...... Le due cose che fanno bestemmiare chi lo usa 1 ............................................................................ 2 ............................................................................ DECISIONE [ ] lo tengo com'è [ ] lo estendo [ ] lo spengo Perché ....................................................................... LA PROSSIMA ATTIVITÀ — da non cominciare prima che questa sia in piedi da un mese Quale ........................................................................ Quante volte al mese, contate ...... Non prima del ....../....../..........