Imparare a parlare con l'AIGratis10 min di lettura

Chiedere un formato preciso

La stessa risposta consegnata in tre forme: l'email da 180 parole, il messaggio WhatsApp da 40 e la tabella comparativa che si apre in Excel. Chi non chiede il formato riceve sempre tre paragrafi e una chiusura di cortesia.

Cosa saprai fare
  • Descrivere la forma del risultato prima di riceverlo, invece di rimaneggiarlo dopo
  • Chiedere l'output nel formato del posto in cui finirà davvero
  • Ottenere due o tre versioni in un solo giro, senza rifare la richiesta

Capire

Il formato è la casella che decide se il risultato è usabile subito o va rimaneggiato per dieci minuti. Ed è anche la più facile da compilare, perché non richiede di pensare: richiede solo di guardare dove finirà il testo.

Il formato è fatto di tre cose. La lunghezza, in parole o righe, non in aggettivi: «breve» non è una lunghezza. La struttura: quali blocchi, in quale ordine, con quali intestazioni. E la destinazione: un'email si legge dal telefono, un messaggio WhatsApp non ha oggetto, una tabella che deve finire in un foglio di calcolo va consegnata in un modo che il foglio di calcolo capisca.

Chi non compila questa casella riceve sempre lo stesso oggetto: tre paragrafi di lunghezza media e una chiusura di cortesia. Non perché sia il formato migliore, ma perché è la media di tutto quello che è stato scritto. Il formato di default non è una scelta di nessuno.

Vedere

Luisa Nadali, dalla stessa conversazione sul preventivo 214, ha bisogno di tre cose diverse: l'email per Elisa; un messaggio corto da mandare su WhatsApp la mattina dopo se l'email non ha risposta; e una tabella comparativa da allegare, che mostri voce per voce cosa c'è nei suoi 12.050 € e cosa manca in una cucina da 6.900 €. La tabella deve finire in un foglio di calcolo, perché la userà anche con altri clienti.

Facciamolo insieme

  1. Guarda dove finirà il testo: email, WhatsApp, un PDF, la scheda prodotto del sito, un foglio di calcolo, un cartello da stampare.
  2. Scrivi la lunghezza in numeri: parole, righe, caratteri. Se non lo sai, conta un testo dello stesso tipo che hai già.
  3. Scrivi la struttura come un elenco di blocchi in ordine, con una riga ciascuno.
  4. Se il risultato deve essere incollato in un programma, chiedi il formato che quel programma legge: righe separate da punto e virgola per il foglio di calcolo, testo semplice senza formattazione per l'email.
  5. Aggiungi la riga che quasi tutti dimenticano: «consegnami solo il risultato, senza premesse e senza commenti finali».
  6. Se ti servono più versioni, chiedile nello stesso giro separandole con un marcatore.
La richiesta di formato di Luisa, con tre consegne in un giro
Riprendiamo l'email che abbiamo appena scritto per Elisa e i dati del preventivo 214 (12.050 € IVA inclusa: mobili con ante laccate opache 5.400, piano in gres 20 mm con lavello sottopiano 1.850, cinque elettrodomestici da incasso 3.150, progetto trasporto e montaggio 1.400, smaltimento della vecchia cucina 250).

Consegnami tre cose, separate dalla riga ===, e niente altro: nessuna premessa, nessun commento finale.

1) EMAIL
Massimo 180 parole. Oggetto di sei parole senza punto esclamativo. Quattro blocchi in quest'ordine: apertura di una riga, le cinque voci con gli importi, la differenza con le cucine online, l'invito con due date. Testo semplice: niente grassetti e niente elenchi puntati, perché nella posta si vedono male sui telefoni. Firma: Luisa Nadali - Arredi Nadali.

2) MESSAGGIO WHATSAPP
Massimo 40 parole, nessun oggetto, due righe al massimo, per il caso in cui non risponda all'email entro due giorni. Deve richiamare l'email senza ripeterla e finire con la domanda sulle due date.

3) TABELLA COMPARATIVA
Quattro colonne: Voce; Cosa c'è nel nostro preventivo; Importo; Nelle cucine online a 6.900 €.
Una riga per ciascuna delle cinque voci, più una riga finale di totale.
Nell'ultima colonna scrivi solo «di solito compreso», «di solito a parte» oppure «categoria diversa»: non inventare dati sui prodotti altrui.
Consegnamela come testo con i campi separati da punto e virgola, una riga per riga della tabella, così la incollo in un foglio di calcolo. Gli importi in euro con la virgola per i decimali.
text
Voce;Cosa c'è nel nostro preventivo;Importo;Nelle cucine online a 6.900 €
Mobili;Base e pensili con ante laccate opache;5.400,00;categoria diversa
Piano di lavoro;Gres 20 mm con lavello sottopiano;1.850,00;categoria diversa
Elettrodomestici;Cinque pezzi da incasso;3.150,00;di solito a parte
Progetto e posa;Rilievo, progetto, trasporto, 2 montatori x 2 giorni;1.400,00;di solito a parte
Ritiro;Smontaggio e smaltimento cucina vecchia;250,00;di solito a parte
Totale;IVA inclusa;12.050,00;
La terza consegna, incollabile in un foglio di calcolo

Perché ha funzionato

La riga che ha prodotto più valore è «consegnamela come testo con i campi separati da punto e virgola». Senza, sarebbe arrivata una tabella disegnata con i trattini, bella da leggere e inutile da incollare: Luisa avrebbe ricopiato ventiquattro celle a mano. Con quella riga, apre un foglio nuovo, incolla e ha finito.

La seconda è «niente grassetti e niente elenchi puntati nell'email»: un dettaglio che sembra un capriccio e non lo è, perché la formattazione copiata dalla chat alla posta si rompe spesso, e un'email che arriva con gli asterischi in mezzo alle parole fa un pessimo effetto.

La terza è «nessuna premessa, nessun commento finale». Toglie le due righe di cortesia che aprono e chiudono ogni risposta — «Certo, ecco a te…», «Fammi sapere se vuoi che modifichi qualcosa!» — e che nel novanta per cento dei casi finisci per cancellare a mano prima di incollare.

Prova tu

Esercizio

Scrivi lo schema di quello che rimaneggi sempre

Obiettivo: Smettere di riformattare a mano lo stesso tipo di testo ogni settimana.

  1. Scegli il tipo di risultato che rimaneggi più spesso dopo averlo ricevuto.
  2. Prendi l'ultima versione buona, quella che avevi sistemato tu, e descrivila come un elenco di blocchi: cosa c'è nel primo, nel secondo, nel terzo.
  3. Conta le parole di quella versione e usa quel numero come limite.
  4. Aggiungi la destinazione («va incollato in una email che si legge dal telefono») e la riga «solo il risultato, senza premesse né commenti».
  5. Rifai la richiesta con questo schema e conta quante modifiche fai. Se sono più di due, allo schema manca un blocco: aggiungilo e salvalo.

💡 Il modo più veloce di scrivere uno schema è fare l'ingegneria inversa di un testo tuo che funziona: non serve inventare la struttura, serve descrivere quella che usi già.

Se ti blocchi, apri qui

Uno schema di formato ben fatto sta in cinque righe e vale per decine di testi. La prova che è finito è questa: due persone diverse, leggendolo, produrrebbero due testi con la stessa struttura. Se il tuo schema dice «poi una parte con le informazioni principali», non è finito.

Attenzione a non confondere formato e vincoli: «massimo 180 parole» è formato, «non usare la parola eccellenza» è vincolo. Tenerli separati serve, perché il formato cambia con la destinazione — la stessa risposta su WhatsApp o in un PDF ha due forme diverse — mentre i vincoli restano tuoi in ogni caso.

Devi ottenere questo

L'esercizio produce uno schema riutilizzabile e la prova che funziona.

  • uno schema di cinque righe: destinazione, lunghezza a numero, i blocchi in ordine con una riga ciascuno, la firma, e la riga «solo il risultato, senza premesse né commenti»
  • uno schema eseguibile da un estraneo: due persone diverse che lo leggono producono due testi con la stessa struttura. Se una riga dice «poi una parte con le informazioni principali», non è finito
  • sul risultato successivo: al massimo due modifiche prima di incollarlo dove deve andare
  • se hai chiesto anche una tabella per il foglio di calcolo: una riga di testo per ogni riga della tabella, con i campi separati da punto e virgola, che incollata si apre in colonne senza ricopiare niente a mano
Controlla
  • Incolli il risultato dove deve andare e non tocchi niente, o quasiÈ il risultato giusto: lo schema è finito. Salvalo accanto al tipo di testo a cui serve — da qui in avanti si incolla e basta
  • La tabella arriva disegnata con trattini e barrette e, incollata nel foglio, finisce tutta dentro una colonna solaNon hai chiesto il formato che il programma legge: hai chiesto una tabella bella da guardare. Torna al passo 4 di «Facciamolo insieme» e chiedi il testo con i campi separati da punto e virgola, una riga per ogni riga della tabella. È la differenza fra incollare e ricopiare ventiquattro celle a mano
  • Il testo arriva con «Certo, ecco a te…» in cima e «Fammi sapere se vuoi che modifichi qualcosa!» in fondoManca la riga del passo 5 di «Facciamolo insieme»: «consegnami solo il risultato, senza premesse e senza commenti finali». Sono le due righe che cancelli a mano ogni singola volta prima di incollare
  • Il risultato è lungo il triplo di quello che ti serveHai scritto la lunghezza a parole invece che a numero, e «breve» non è una lunghezza. Torna al passo 3 dell'esercizio: conta le parole dell'ultima versione buona, quella che avevi sistemato tu, e usa quel numero come limite
  • La struttura cambia a ogni tentativo: i blocchi ci sono tutti ma non nello stesso ordineLo schema descrive invece di elencare, e quello che è descritto a parole viene interpretato. Torna al passo 2 dell'esercizio e riscrivilo come blocchi numerati, uno per riga, nell'ordine esatto in cui devono uscire
  • Continui a fare più di due modifiche, e sono sempre sullo stesso puntoAllo schema manca un blocco, ed è esattamente quello che stai riscrivendo a mano ogni volta. Passo 5 dell'esercizio: aggiungilo come riga in più e salva la versione nuova. Da lì in poi quel punto non torna

Il modello pronto

Il blocco formato, da compilare
FORMATO
Destinazione: {{DOVE FINIRÀ: email letta dal telefono, WhatsApp, PDF da stampare, foglio di calcolo, sito}}.
Lunghezza: massimo {{N}} parole.
Struttura, in quest'ordine:
1. {{PRIMO BLOCCO}}
2. {{SECONDO BLOCCO}}
3. {{TERZO BLOCCO}}
4. {{CHIUSURA: cosa deve contenere}}
Firma / chiusura: {{COME FIRMI}}.
{{SE VA IN UN PROGRAMMA: consegnamelo come testo con i campi separati da punto e virgola, una riga per riga}}
{{SE VA IN UNA EMAIL: testo semplice, niente grassetti né elenchi puntati}}

Consegnami solo il risultato: nessuna premessa, nessun commento finale.
Se ti servono più versioni: separale con una riga ===.
Le ultime due righe sono le più sottovalutate del modulo: tolgono le due frasi di cortesia che cancelli a mano ogni volta e ti fanno ottenere email, messaggio corto e tabella in un giro solo.
In sintesi
  • Formato = lunghezza in numeri + struttura a blocchi + destinazione reale.
  • Il formato di default — tre paragrafi e una chiusura di cortesia — non l'ha scelto nessuno.
  • Se il risultato finirà in un programma, chiedilo nel formato che quel programma legge.
  • «Solo il risultato, senza premesse né commenti» toglie le due righe che cancelli sempre a mano.
  • Più versioni in un giro solo: separate da un marcatore, restano coerenti fra loro.