I dati che non escono dal tuo computer

Capire

La domanda «l'AI si tiene i miei dati?» è quella che fanno tutti, ed è quella che serve meno. La risposta dipende dallo strumento, dalle impostazioni, dal tipo di account e dal paese: cioè cambia, e cambierà ancora. C'è invece una domanda che non cambia mai, ed è quella da farsi: chi può leggere quello che ho scritto, e in quanti modi diversi?

Le vie sono sempre le stesse quattro, e una sola riguarda il fornitore dello strumento.

• Chi ha accesso all'account. È la via più frequente e la più sottovalutata: l'abbonamento condiviso fra tre persone per non pagarne tre, la password nel gruppo dell'ufficio, il computer che resta aperto, il collaboratore che se ne va e le credenziali che nessuno cambia.
• Il link di condivisione della conversazione. Quasi tutti gli strumenti hanno una funzione che trasforma una chat in una pagina apribile da chiunque abbia l'indirizzo. Comodissima per far vedere un lavoro a un collega, e definitiva: una volta creato quel link non sai più dove va a finire.
• Le impostazioni sull'uso delle conversazioni per il miglioramento dei modelli e sulla conservazione della cronologia. Si guardano una volta sola e si decide, invece di lasciare il valore che c'era.
• L'errore banale: lo screenshot mandato nel gruppo sbagliato, l'allegato spedito alla persona sbagliata, il file esportato e dimenticato sul desktop di un computer condiviso.

Nelle piccole imprese il danno arriva quasi sempre dal primo punto, mentre la preoccupazione è quasi sempre rivolta al terzo. Ed è un peccato, perché il primo si sistema oggi pomeriggio in cinque minuti.

Poi c'è la regola che fa il grosso del lavoro, e non è una regola sulla privacy: è una regola sul mestiere. Prima di incollare qualsiasi cosa, chiediti qual è la cosa minima che deve sapere per fare questo lavoro. Nella grande maggioranza dei casi il dato riservato non serve al compito — e toglierlo, oltre a mettere al sicuro, migliora la risposta, perché un documento di undici pagine contiene anche molto rumore e il rumore finisce dentro il risultato.

Vedere

Nicola Deiana ha la Deiana Impianti a Sassari: impianti elettrici civili e industriali, dodici dipendenti, in attività dal 2009. A marzo 2026 riceve da una catena regionale della grande distribuzione l'invito a presentare un'offerta per la manutenzione degli impianti elettrici di nove punti vendita: contratto biennale, ha cinque giorni per rispondere ed è in cantiere tutti i giorni fino alle sette.

La sera, per farsi aiutare a scrivere l'offerta, incolla in chat tre cose. Il capitolato tecnico ricevuto dal cliente — undici pagine, con in fondo una clausola di riservatezza e una penale da 10.000 € per la divulgazione a terzi. L'estratto del listino di acquisto del suo grossista, con i prezzi netti riservati a lui. E la tabella del personale: dodici nomi, qualifica, costo orario e stipendio netto.

Il lavoro viene bene. L'offerta parte in tempo, e a maggio Nicola vince la commessa. Il danno arriva sei settimane dopo, da dove non guardava nessuno: l'abbonamento era uno solo, diviso con il preventivista e con l'amministrativa per non pagarne tre. Una mattina l'amministrativa apre la cronologia per ritrovare un testo e si trova davanti gli stipendi netti di tutti e dodici. In due settimane li sanno tutti in ditta.

Il conto: tre mesi dopo Nicola ha dovuto rifare la griglia salariale per rimettere pace, 4.400 € l'anno di aumenti che non aveva previsto, e un capo cantiere che se n'è andato a settembre — nove settimane per sostituirlo. Il capitolato, invece, non ha prodotto nessun danno: ma la clausola che Nicola aveva firmato diceva «non divulgare a terzi», e lui non saprebbe che cosa rispondere se il cliente glielo chiedesse.

Facciamolo insieme

1. Scrivi il compito in una riga sola, prima di incollare qualunque cosa. Nicola: «scrivere la lettera di presentazione dell'offerta». Non «aiutami con questa gara»: un compito vago fa incollare tutto per sicurezza.
2. Chiediti qual è la cosa minima che deve sapere per farlo. Per una lettera di presentazione servono i requisiti del cliente e i punti di forza tuoi, non undici pagine di capitolato.
3. Passa in rassegna quello che stavi per incollare e applica il semaforo, una categoria alla volta. Sono trenta secondi.
4. Per ogni rosso scegli una delle tre mosse: toglilo del tutto, sostituiscilo con un ruolo o un codice, oppure riscrivi tu in quattro righe l'informazione che serve senza allegare il documento.
5. Fai il test dell'inoltro: immagina che questa conversazione finisca per errore nella posta di tutti i tuoi clienti e di tutti i tuoi dipendenti. Che cosa succede? Se la risposta è «niente», vai.
6. Metti a posto l'account, una volta e per sempre: uno per persona, mai condiviso. Poi cerca nelle impostazioni la voce sull'uso delle conversazioni per il miglioramento dei modelli e quella sulla conservazione della cronologia, e decidi tu invece di lasciare il valore di partenza.
7. Controlla se hai mai creato un link di condivisione di una conversazione, e ricordati che chi ha quell'indirizzo la apre — anche fra due anni, anche se non lavora più con te.
8. Se tratti dati sanitari, giudiziari o dati di molte persone, fermati qui e parlane con il tuo consulente privacy prima di cominciare, non dopo il primo problema.

Sono il titolare di una ditta di impianti elettrici a Sassari: dodici dipendenti, impianti civili e industriali, in attività dal 2009.

Devo scrivere la lettera di presentazione di un'offerta per la manutenzione degli impianti elettrici di nove punti vendita di una catena della grande distribuzione. Contratto biennale, la nostra offerta è di 141.200 € più IVA.

QUELLO CHE IL CLIENTE CHIEDE (te lo riassumo io, il capitolato non posso allegartelo)
- reperibilità 7 giorni su 7 e intervento entro 4 ore sui guasti che fermano la vendita;
- due manutenzioni programmate all'anno per ogni punto vendita;
- un referente unico e un rapporto di intervento scritto entro 24 ore;
- copertura assicurativa e personale abilitato.

QUELLO CHE POSSIAMO METTERE SUL PIATTO
- tre squadre da due persone, tutte con abilitazione PES-PAV, più un capo cantiere;
- magazzino ricambi a Sassari, 40 minuti dal punto vendita più lontano;
- reperibilità già attiva per altri due clienti, con numero unico;
- 640 interventi eseguiti l'anno scorso, tempo medio di arrivo 2 ore e 40 minuti.

COME DEVE ESSERE LA LETTERA
Massimo una pagina, italiano professionale ma non pomposo. Struttura: perché siamo adatti a questo lavoro, come garantiamo le 4 ore, che cosa succede se sbagliamo, chi è il referente.

REGOLE
- Non aggiungere dati, numeri, certificazioni o promesse che non ho scritto qui sopra. Se ti sembra che manchi qualcosa di necessario, chiedimelo invece di inventarlo.
- Le persone citale per ruolo (capo cantiere, tecnico abilitato), mai per nome.
- Niente frasi tipo «leader del settore» o «massima professionalità».

Alla fine elencami separatamente le tre informazioni che ti sono mancate e che, se te le do, migliorano la lettera.

Perché ha funzionato

• Il capitolato non serviva: servivano i quattro requisiti, che stanno in quattro righe. Un capitolato è lungo perché deve essere completo e vincolante, non perché sia tutto informazione utile. La parte che serve a scrivere una lettera di presentazione ci sta in mezza pagina — e mezza pagina scritta da te è più chiara di undici pagine da leggere.
• I nomi dei dipendenti non servivano: serviva «tre squadre da due con abilitazione PES-PAV». È anche l'unica cosa che interessa a chi legge l'offerta. Il dato minimo e il dato giusto qui coincidono, e non è un caso: succede quasi sempre.
• Il listino di acquisto non serviva: serviva il prezzo di vendita, 141.200 €. Il margine è un fatto di Nicola e non entra in una lettera di presentazione — non c'era nessun motivo, nemmeno pratico, per farlo uscire di casa.
• «Non aggiungere niente che non ho scritto qui sopra» è la riga che rende sicuro il taglio. Quando togli i documenti lasci dei vuoti, e un assistente i vuoti tende a riempirli con quello che di solito c'è nelle offerte: certificazioni che non hai, numeri plausibili, promesse di comodo. Il divieto esplicito chiude quella porta.
• «Le tre informazioni che ti sono mancate» serve a scoprire se hai tolto troppo. Se chiede il capitolato, hai fatto bene a non darglielo; se chiede quanti punti vendita segui già, quello puoi darglielo tranquillamente ed è pure la cosa che rende l'offerta più forte.
• Il tempo. Preparare il dato minimo è costato a Nicola nove minuti, ed è lo stesso lavoro che avrebbe dovuto fare comunque: capire che cosa sta vendendo e perché dovrebbero sceglierlo. La riservatezza, qui, è arrivata in omaggio.

Prova tu

Il modello pronto

Sono {{CHI SEI: ruolo, attività, città, da quanti anni}}.

Devo {{COMPITO IN UNA RIGA}}.

Non posso allegarti il documento originale perché {{È COPERTO DA RISERVATEZZA / CONTIENE DATI DI PERSONE}}. Te ne riassumo io la parte che serve.

QUELLO CHE CHIEDE LA CONTROPARTE
- {{REQUISITO 1}}
- {{REQUISITO 2}}
- {{REQUISITO 3}}

QUELLO CHE POSSO METTERE SUL PIATTO
- {{PUNTO DI FORZA 1, con un numero}}
- {{PUNTO DI FORZA 2, con un numero}}
- {{PUNTO DI FORZA 3, con un numero}}

COME DEVE ESSERE IL RISULTATO
{{LUNGHEZZA}}, {{TONO}}, in italiano. Struttura: {{ELENCO DELLE PARTI}}.

REGOLE
- Non aggiungere dati, numeri, certificazioni o promesse che non ho scritto qui sopra. Se una cosa ti sembra necessaria e non ce l'hai, chiedimela invece di inventarla.
- Cita le persone per ruolo ({{ESEMPIO DI RUOLO}}), mai per nome.
- Niente frasi di circostanza: {{ESEMPI DA EVITARE}}.

Alla fine elencami separatamente le {{NUMERO}} informazioni che ti sono mancate e che, se te le do, migliorano il risultato.

Errore comune

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