I vincoli: dire cosa non deve fare

Capire

I vincoli sono la casella che ti restituisce più tempo, perché ogni vincolo scritto una volta è una correzione che non farai mai più. Sono di tre famiglie e conviene tenerle distinte.

• Vincoli di sostanza: cosa non può promettere. Niente sconti, nessuna data di consegna, nessuna garanzia oltre quella di legge, nessun impegno che devi far approvare a qualcun altro. Sono quelli che evitano i danni.
• Vincoli di forma: come non deve scrivere. Le parole che detesti, le formule di circostanza, gli emoji, i punti esclamativi, il tono. Sono quelli che ti evitano le riscritture.
• Vincoli di verità: cosa non deve dare per scontato. Usa solo i dati che ti ho dato; se manca un'informazione scrivi [DA VERIFICARE]; non aggiungere caratteristiche del prodotto che non ti ho elencato. Sono quelli che ti evitano le figuracce.

La regola che li rende efficaci è una sola: un vincolo deve essere verificabile da un estraneo con il testo in mano. «Sii professionale» non lo è: due persone lo giudicherebbero diversamente, e infatti viene ignorato. «Massimo 180 parole, nessun punto esclamativo, mai la parola purtroppo» lo è: si controlla in dieci secondi e viene rispettato.

Vedere

Torniamo alla prima risposta che Luisa Nadali aveva ricevuto sul preventivo 214. Conteneva tre cose che lei non avrebbe mai scritto: uno sconto del 10% — cioè 1.205 euro — che non è autorizzata a concedere; la frase «comprendiamo perfettamente la sua perplessità», che nel suo settore suona come l'inizio di una trattativa al ribasso; e «materiali di primissima qualità», che è un'affermazione sul prodotto che nessuno aveva fornito.

Luisa ha scritto sette righe di vincoli. Le sette righe sono nate guardando le sue ultime tre email corrette a mano: ogni correzione ricorrente è diventata un divieto.

Facciamolo insieme

1. Apri le ultime tre cose che hai fatto scrivere all'AI e che hai corretto a mano prima di mandarle.
2. Segna ogni correzione. Non il contenuto: proprio il gesto, cosa hai cancellato o cambiato.
3. Cerchia le correzioni che compaiono in più di un testo: quelle non sono casi, sono il tuo profilo.
4. Trasforma ognuna in un divieto verificabile. «Era troppo formale» non vale; «non usare mai la parola cortesemente» vale.
5. Dividi la lista nelle tre famiglie e metti per prime le due o tre di sostanza: sono le uniche che possono farti danni veri.
6. Aggiungi in fondo la riga sui conflitti, che trovi nel prossimo prompt: senza quella, un vincolo verrà sacrificato in silenzio.

VINCOLI
Sostanza — non negoziabili:
- non offrire sconti e non lasciarne intendere («possiamo ragionarci», «vediamo cosa si può fare»): non sono autorizzata a concederli
- non indicare date di consegna: il montaggio riprende a settembre ma le date le do io al telefono
- non attribuire ai prodotti caratteristiche che non ti ho elencato (durata, garanzie, provenienza dei materiali)

Forma:
- non usare: comprendiamo perfettamente, altamente qualificato, venire incontro alle sue esigenze, soluzione su misura, eccellenza
- nessun punto esclamativo, in nessuna riga
- non aprire ringraziando: parti dalla risposta
- non chiudere con formule di disponibilità («resto a disposizione», «per qualsiasi chiarimento»)
- dalle del lei

Verità:
- usa solo i dati che ti ho dato; quello che manca va segnalato, non completato a intuito
- non dire né far intuire che le cucine vendute online siano scadenti: scrivi solo che contengono voci diverse, elencando quali

Se due di questi vincoli sono in conflitto fra loro, o se rispettarli tutti ti impedisce di fare un lavoro sensato, fermati e dimmelo prima di scrivere. Non sacrificarne uno in silenzio.

Prima di scrivere: mi hai chiesto di proporre l'incontro in negozio e
di non indicare date. Se non posso scrivere nemmeno un giorno di
massima, l'invito resta generico («nei prossimi giorni») e perde forza.
Ti propongo due opzioni: (a) scrivo «la chiamo io lunedì per fissare»,
(b) mi dai due date e le metto. Come preferisci?

Perché ha funzionato

Il vincolo che ha prodotto più valore non è uno dei sette: è l'ultima riga, quella sui conflitti. Senza, l'assistente avrebbe scelto da solo quale vincolo violare — di solito il più lungo o il meno esplicito — e Luisa se ne sarebbe accorta rileggendo. Con quella riga, il conflitto è tornato indietro a lei sotto forma di due opzioni fra cui scegliere in cinque secondi.

Il secondo per resa è la riga sulle parole vietate. Ha un effetto sproporzionato rispetto alla sua lunghezza perché toglie le formule pigre — che sono le prime a comparire quando manca un'istruzione — e costringe a scrivere qualcosa di più specifico al loro posto. Non è censura di stile: è un modo di alzare il livello del contenuto.

Il terzo è quello sulle caratteristiche del prodotto. È un vincolo di verità, e in un settore dove si vendono materiali è quello che tiene fuori dai guai: una frase inventata sulla durata di un piano di lavoro, in un preventivo, non è uno scivolone di stile.

Prova tu

Il modello pronto

VINCOLI
Sostanza — non negoziabili:
- non {{LA CONCESSIONE CHE NON PUOI FARE: sconti, tempi, garanzie, impegni}}
- non indicare {{LE INFORMAZIONI CHE DAI SOLO TU: date, disponibilità, condizioni}}
- non attribuire a {{IL TUO PRODOTTO O SERVIZIO}} caratteristiche che non ti ho elencato

Forma:
- non usare: {{LE CINQUE PAROLE O FORMULE CHE CANCELLI SEMPRE}}
- {{PUNTEGGIATURA E TONO: niente punti esclamativi, niente emoji, del lei}}
- non aprire con {{L'APERTURA CHE ODI}} e non chiudere con {{LA CHIUSURA CHE ODI}}

Verità:
- usa solo i dati che ti ho dato; quello che manca segnalalo con [DA VERIFICARE], non completarlo a intuito
- non {{L'AFFERMAZIONE RISCHIOSA DEL TUO SETTORE: su concorrenti, norme, risultati garantiti}}

Se due vincoli sono in conflitto, fermati e dimmelo prima di scrivere: non sacrificarne uno in silenzio.