Modello, chatbot e agente: la differenza che quasi tutti i corsi saltano

Capire

Sono tre cose diverse e vengono chiamate tutte «l'AI», che è il motivo per cui le discussioni finiscono male. La differenza fra loro non è la potenza: è chi decide i passi.

• Il modello è il motore. È la cosa addestrata di cui abbiamo parlato per cinque lezioni: riceve testo, restituisce testo. Da solo non ha uno schermo, non ha memoria, non fa nulla. Tu non lo tocchi quasi mai direttamente.
• Il chatbot è il motore dentro un'auto con il volante: ChatGPT, Claude, Gemini sono chatbot. Aggiungono la finestra in cui scrivi, la conversazione che resta lì, la possibilità di allegare file. Decidi tu ogni passo, uno alla volta, e non succede niente finché non premi invio.
• L'automazione è il livello che quasi tutti dimenticano ed è quello che risolve più problemi veri: una regola fissa, scritta una volta, che parte da sola. Quando arriva una mail con l'allegato, salvala qui, chiedi al modello di riassumerla, scrivi la riga nel foglio. Strumenti come Make, n8n e Zapier servono a questo. I passi li hai decisi tu in anticipo: la macchina li esegue sempre uguali.
• L'agente è l'auto che guida da sola verso una destinazione. Gli dai un obiettivo, non i passi. Decide lui la sequenza, usa strumenti (cerca, apre un file, scrive una mail, chiama un gestionale), guarda il risultato e decide la mossa successiva, e va avanti finché ritiene di aver finito.

Man mano che sali di livello guadagni autonomia e perdi controllo. Non è un difetto da correggere: è il prezzo, e va pagato solo dove ti conviene.

Vedere

Studio Lanzi, Modena, consulenza del lavoro e contabilità, 180 clienti. A fine mese Federico Lanzi si trova 23 fatture scadute per 14.600 euro complessivi. Il lavoro di sollecito è sempre lo stesso e non lo fa mai nessuno, perché è noioso e delicato insieme: ci sono i clienti che pagano sempre in ritardo e non si offendono, e ce n'è uno grosso che va chiamato, non scritto.

Lo stesso identico lavoro, ai tre livelli:

Federico ha scelto il secondo livello per venti clienti e il primo per i tre delicati. Non perché l'agente non funzioni: perché il costo di un errore, in quel terzo caso, è un cliente perso, e nessun risparmio di tempo lo ripaga.

Facciamolo insieme

1. Scegli un compito che fai almeno una volta a settimana e che ti annoia: è il candidato giusto, perché la noia è il segnale che il formato è stabile.
2. Scomponilo in passi elementari, scritti come li faresti a mano. Se non riesci a scriverli, non sei pronto ad automatizzarli: nessuno strumento può eseguire un procedimento che non esiste.
3. Per ogni passo, rispondi a tre domande: chi decide, chi esegue, che cosa succede se questo passo viene sbagliato senza che me ne accorga.
4. Marca ogni passo con un livello: chatbot se serve giudizio, automazione se il formato è sempre uguale, resta-a-mano se un errore costa un cliente o dei soldi.
5. Comincia dai passi «automazione» e lascia stare tutto il resto per almeno un mese. È la parte che dà il novanta per cento del risparmio con il dieci per cento del rischio.
6. Fatti aiutare nella scomposizione: il prompt qui sotto è quello con cui Federico ha messo in fila il suo ciclo di sollecito.

Ho uno studio di consulenza del lavoro e contabilità a Modena, 180 clienti, io più due collaboratrici.

Il compito che voglio analizzare è il sollecito degli insoluti. Oggi funziona così, a mano:
1. esporto dal gestionale l'elenco delle fatture scadute (questo mese: 23 fatture, 14.600 €)
2. tolgo a mano i clienti con cui ho accordi verbali di proroga
3. divido per fascia di ritardo: entro 30 giorni, 30-60, oltre 60
4. scrivo un messaggio diverso per fascia, cambiando il tono
5. controllo se nel frattempo qualcuno ha pagato
6. invio dalla mia casella e segno la data del sollecito su un foglio

Per ogni passo dammi una tabella con: chi decide, chi esegue, che cosa succede se il passo viene sbagliato e io non me ne accorgo, e quale livello consigli fra questi tre:
- A MANO (un errore qui costa un cliente o dei soldi)
- ASSISTENTE (serve giudizio, io leggo prima di mandare)
- AUTOMAZIONE (formato sempre uguale, si può far partire da solo)

Alla fine indicami: da quale singolo passo conviene partire e perché, e quale passo NON automatizzeresti mai in questo elenco.
Non propormi strumenti né software: voglio solo la scomposizione.

Passo 2 (togliere i clienti con proroga verbale)
  decide: tu   esegue: tu
  se sbagliato: parte un sollecito a chi aveva un accordo -> danno
  di relazione, non recuperabile con una scusa
  livello: A MANO

Passo 4 (scrivere i messaggi per fascia)
  decide: tu (le fasce)   esegue: assistente
  se sbagliato: tono fuori misura, te ne accorgi rileggendo
  livello: ASSISTENTE

Passo 6 (invio e registrazione della data)
  decide: tu   esegue: potenzialmente la macchina
  se sbagliato: doppio sollecito allo stesso cliente
  livello: AUTOMAZIONE solo per la registrazione della data,
  NON per l'invio

Da dove partire: passo 3 (divisione per fascia). È meccanico, si
verifica a colpo d'occhio e ti toglie il pezzo più noioso.
Da non automatizzare mai: passo 2.

Perché ha funzionato

• Aver elencato i sei passi a mano è il novanta per cento del risultato. La scomposizione è il lavoro; la scelta del livello, dopo, viene quasi da sé. Chi salta questo passaggio compra uno strumento e poi non sa che cosa fargli fare.
• La colonna «che cosa succede se sbaglia e non me ne accorgo» è quella che ha prodotto la risposta giusta sul passo 2. Non è una domanda sull'AI: è una domanda sul tuo rischio, ed è l'unica che decide davvero il livello.
• «Non propormi strumenti né software» ha tenuto la conversazione sul problema. Senza quella riga sarebbero arrivati tre nomi di piattaforme e la scomposizione sarebbe rimasta a metà — che è il modo più comune di comprare un'automazione che poi non parte mai.
• La domanda finale «da quale singolo passo conviene partire» obbliga a un solo primo passo. Le automazioni che funzionano cominciano sempre da un pezzo solo di un processo, mai da tutto il processo.

Ho {{ATTIVITÀ}} a {{CITTÀ}}, {{DIMENSIONE: quante persone, quanti clienti}}.

Il compito che voglio analizzare è {{COMPITO}}. Oggi funziona così, a mano:
1. {{PASSO 1}}
2. {{PASSO 2}}
3. {{PASSO 3}}
4. {{PASSO 4}}

Numeri veri: lo faccio {{QUANTE VOLTE}} al mese, ci metto {{QUANTI MINUTI}}, e in gioco ci sono {{COSA RISCHIO}}.

Per ogni passo dammi una tabella con: chi decide, chi esegue, che cosa succede se il passo viene sbagliato e io non me ne accorgo, e quale livello consigli fra:
- A MANO (un errore qui costa un cliente o dei soldi)
- ASSISTENTE (serve giudizio, io leggo prima di mandare)
- AUTOMAZIONE (formato sempre uguale, si può far partire da solo)

Alla fine: da quale singolo passo conviene partire e perché, e quale passo non automatizzeresti mai.
Non propormi strumenti né software: voglio solo la scomposizione.