Quando il prompt non basta

Capire

In otto lezioni hai imparato a riempire un foglio. Il prompt è quello: il foglio che l'assistente ha davanti nel momento in cui risponde, e tutto quello che sa in quel momento gli è arrivato da lì. Le sei caselle servono a riempirlo bene. Questa lezione fa l'altra domanda, quella che il modulo non ha ancora fatto: come ci arriva dentro la roba?

È lì che una richiesta scritta bene incontra il suo limite, e lo incontra in un modo preciso. Un prompt scritto meglio ordina, chiarisce, vincola e dà forma a quello che c'è dentro il foglio. Non fa comparire quello che non c'è. Se il listino che gli hai incollato è quello di marzo, non esiste una formulazione al mondo che gli faccia dire il prezzo di settembre — e la cosa fastidiosa è che non te lo segnalerà: risponderà con il prezzo di marzo, con la stessa sicurezza di sempre.

I modi di far entrare l'informazione in quel foglio sono quattro. Non è una scala di bravura, ed è meglio dirlo subito perché la voglia di salire per il gusto di salire costa fine settimana interi: è una scala di chi porta l'informazione e chi la tiene fresca. A ogni gradino qualcosa smette di essere un tuo problema, e qualcos'altro comincia a essere il problema di qualcuno.

1. Scrivo tutto nel prompt. Risolve il problema di chi ha poche informazioni e le ha in testa: cinque importi, tre condizioni, una data. Ci stanno in dieci righe, le incolli e hai finito. *Il limite:* le riscrivi ogni volta, e soprattutto — se cambiano — te ne dimentichi. Il foglio non ha modo di sapere di essere invecchiato.
2. Allego un documento. Risolve il problema di chi quell'informazione ce l'ha scritta da qualche parte: il listino, le condizioni di vendita, il capitolato, l'esportazione degli ordini. Non la ricordi più, la legge lui, e la versione è quella del file. *Il limite:* glielo devi allegare tu, ogni volta, e uno alla volta. Se ne servono tre, la conversazione si appesantisce; e se apri per sbaglio la versione vecchia, sei tornato al primo gradino senza accorgertene.
3. L'AI cerca dentro una raccolta di documenti. Risolve il problema di chi ha molti documenti che cambiano: non li alleghi più, stanno lì, e alla domanda il sistema va a pescare da solo i pezzi che c'entrano. Come funzioni lo hai già visto nel modulo 2, nella lezione «Come fa a rispondere usando i TUOI documenti»: prima recupera, poi genera. Qui non lo rispieghiamo — quello che ci interessa è dove finisce. *Il limite:* qualcuno deve tenere aggiornata la raccolta, e quel qualcuno in una piccola impresa sei tu.
4. L'AI usa strumenti e può agire. Risolve il problema dell'informazione che non sta scritta in nessun documento perché cambia da sola mentre tu lavori: la disponibilità a magazzino, il calendario di chi monta, lo stato di un ordine. Un documento è una fotografia; questi sono fatti vivi, e per averli qualcosa deve andarli a chiedere a un altro programma nel momento esatto in cui servono. E se glielo lasci fare, da lì può anche agire: mandare, fissare, scrivere. *Il limite:* da qui in poi si sorveglia.

Quell'ultimo limite merita mezza riga in più, perché è di un'altra natura rispetto agli altri tre. Nei primi tre gradini un errore resta sullo schermo: lo leggi, lo correggi, poi mandi. Al quarto l'errore esce di casa — l'email è partita, l'appuntamento è nel calendario, la riga è nel gestionale. È per questo che l'ultima azione, quella che tocca soldi, impegni o clienti, resta comunque a una persona.

E c'è un segnale che dice quando hai toccato il tetto del gradino su cui stai. Non è che la risposta è brutta: è che la richiesta è completa — sei caselle piene, contesto, obiettivo, dati, vincoli, formato, controllo — e la risposta continua a sbagliare i fatti. Un prezzo, una data, una condizione, una disponibilità. Sullo stile, sulla lunghezza e sull'impostazione si sale scrivendo meglio. Sui fatti no: sui fatti si sale cambiando da dove arrivano i fatti.

Più avanti nel corso incontrerai questa stessa scala guardata da un'altra parte: quanto tempo ti toglie di dosso ogni gradino e in quanti mesi si ripaga. Sono due domande diverse e servono in due momenti diversi. Quella è la domanda di chi sta decidendo se costruire qualcosa. Questa è la domanda di chi ha una richiesta davanti che continua a sbagliare e non sa più che cosa aggiungerci.

Vedere

Luisa Nadali, Arredi Nadali, Treviso, aperta dal 1998: tre in negozio più un montatore. La domanda che le arriva più spesso, al telefono e per email, è sempre la stessa e sta in due pezzi: «la stessa cucina ma con le ante in rovere invece che laccate, quanto viene — e quando me la montate?». Un problema solo, risolto quattro volte.

Primo gradino. Luisa scrive tutto nella richiesta: le cinque voci del preventivo 214 — 12.050 € IVA inclusa — e la differenza fra rovere e laccato, che sa a memoria, 1.180 € sui mobili base e pensili. Quaranta secondi e la risposta è pronta. Funziona benissimo, finché il fornitore non aggiorna il listino. Lo aggiorna due volte l'anno, a marzo e a settembre: da settembre quella differenza è 1.520 €. Luisa ha continuato a scrivere 1.180 per tre settimane, perché nella sua testa era rimasto marzo. Due preventivi partiti con 340 € in meno l'uno: 680 € regalati da un numero che non aveva più motivo di essere in una richiesta.

Secondo gradino. Smette di ricordare e allega: il listino del fornitore è un PDF di 62 pagine, sta in cartella, lo attacca alla richiesta e chiede il prezzo della variante. Dieci secondi in più e il numero non è più suo. Poi arriva la seconda metà della domanda — «e i tempi?» — che sta in un altro documento, le condizioni di consegna, quattro pagine. Allega anche quello. Poi serve il tariffario del montaggio, e sono tre. Il limite lo vede subito: allegare è un gesto che deve fare lei, ogni volta, e con tre documenti aperti la conversazione diventa lenta e ogni tanto risponde guardando quello sbagliato. E c'è la trappola silenziosa: il giorno che apre la cartella e allega la versione di marzo perché era la prima, il risultato è esattamente quello del primo gradino, sbagliato con la stessa sicurezza.

Terzo gradino. I documenti li carica una volta sola dentro una raccolta: listino del fornitore, condizioni di consegna, tariffario del montaggio, condizioni di vendita, garanzie, e le venti risposte migliori che ha scritto lei. Adesso chiede e basta: il pezzo che serve lo cerca lui, e le dice da quale documento viene. Il gesto dell'allegato sparisce, e sparisce anche il problema dei tre documenti insieme. *Il limite* arriva a ottobre: il fornitore manda il listino nuovo, nessuno lo sostituisce nella raccolta, e da quel giorno l'assistente risponde con sicurezza, cita la fonte e sbaglia. La citazione punta a un documento vero — è solo vecchio. È l'errore più difficile da vedere dei quattro, perché ha l'aspetto di una risposta verificata.

Quarto gradino. Resta la seconda metà della domanda, quella a cui nessun documento risponde: quando me la montate? Dipende da due cose che cambiano da sole — se il rovere è disponibile, che sta nel portale del fornitore, e quali giorni ha libero il montatore, che sta nel gestionale e cambia ogni volta che qualcuno prende un appuntamento. Qui non manca una riga scritta meglio: manca che qualcosa vada a chiedere. Al quarto gradino l'assistente interroga altri programmi nel momento in cui serve, e — se glielo si lascia fare — può anche scriverci dentro: fissare la data, mandare l'email, aggiungere la riga al foglio dei preventivi. *Il limite:* da qui in poi si sorveglia, perché è il primo gradino in cui un errore non aspetta che tu lo legga.

Guardando la tabella in verticale si vede la cosa che conta più di tutte: nessuno dei quattro gradini è gratis, e nessuno dei quattro è il migliore. Salgono insieme due curve — quello che l'assistente riesce a sapere, e quello che qualcuno deve mantenere. Il gradino giusto è quello in cui la prima curva ti basta e la seconda te la puoi permettere.

Facciamolo insieme

Adesso la stessa collocazione su tre lavori tuoi. Non serve costruire niente: serve sapere dove sei.

1. Scegli tre cose che scrivi spesso e per cui, prima di scrivere, devi andare a cercare qualcosa. Se per farle non cerchi niente, quel lavoro non serve a questo esercizio: sta già bene dov'è.
2. Per ognuna rispondi alla domanda che decide tutto: quale informazione ti serve, e dove sta oggi? Nella tua testa, in un file, in molti file, o in un programma che cambia da solo.
3. Scrivi ogni quanto cambia quell'informazione: mai, due volte l'anno, ogni mese, ogni giorno. Attenzione, perché qui sbagliano quasi tutti: non è ogni quanto la usi, è ogni quanto diventa diversa. Un listino che consulti tutti i giorni e che il fornitore aggiorna a marzo e a settembre cambia due volte l'anno.
4. Conta quante volte l'hai riscritta a mano nell'ultimo mese. Conta, non stimare: apri la cronologia dell'assistente e guarda. È il numero che dice se il primo gradino ti sta ancora bene.
5. Segna il gradino di oggi, e resisti alla tentazione di segnare quello che vorresti.
6. La regola per decidere dove dovresti stare è una sola: si sale di un gradino quando l'informazione non ci sta più nella tua testa, oppure cambia più in fretta di quanto tu la riscrivi. Mai perché il gradino sopra sembra più avanzato.
7. Compila il modello qui sotto e fatti fare la tabella, con l'obbligo di lasciare almeno un lavoro dov'è.
8. Fermati lì. Oggi il risultato è una diagnosi, non un cantiere: sapere qual è il tuo gradino vale già di più di mezza giornata passata a costruire quello sbagliato.

Ho un negozio di arredamento a Treviso, Arredi Nadali, aperto dal 1998: siamo in tre in negozio più un montatore. Vendiamo cucine componibili di fascia media, con progetto e montaggio nostri.

Ho imparato a scrivere richieste complete. Adesso voglio capire una cosa diversa: per quali dei miei lavori la richiesta scritta bene BASTA, e per quali il problema non è più come chiedo ma da dove arriva l'informazione.

I QUATTRO GRADINI — usa questi, non inventarne altri
1 = l'informazione la scrivo io dentro la richiesta
2 = l'informazione sta in un file mio, e il file lo allego io ogni volta
3 = i miei documenti stanno già dentro una raccolta e l'assistente ci cerca dentro da solo
4 = l'informazione non sta in nessun documento: sta in un programma che cambia da solo, e qualcosa deve andare a chiederla

I MIEI TRE LAVORI — che informazione serve · dove sta oggi · ogni quanto cambia · quante volte l'ho riscritta a mano nell'ultimo mese · gradino di oggi

1) Rispondere a chi chiede il prezzo di una variante (ante in rovere invece che laccate, una misura diversa, un elettrodomestico diverso)
   serve: i prezzi del listino del mio fornitore
   dove sta: in un PDF di 62 pagine, e nella mia memoria
   cambia: due volte l'anno, a marzo e a settembre
   riscritta a mano: 9 volte nell'ultimo mese
   gradino di oggi: 1

2) Rispondere a «quando me la consegnate e quando me la montate»
   serve: i tempi di consegna del fornitore E il calendario del mio montatore
   dove sta: i tempi in un documento di 4 pagine; il calendario sul gestionale
   cambia: il documento due volte l'anno, il calendario ogni volta che qualcuno prende un appuntamento
   riscritta a mano: 14 volte nell'ultimo mese
   gradino di oggi: 1

3) Scrivere la lettera che accompagna un preventivo
   serve: come scrivo io e che cosa non prometto mai
   dove sta: nella mia testa e in due mie vecchie email
   cambia: mai
   riscritta a mano: 6 volte nell'ultimo mese, ma è sempre uguale
   gradino di oggi: 1

QUELLO CHE DEVI FARMI
1. Una tabella con i tre lavori: gradino di oggi, gradino consigliato, e in una riga il limite del gradino di oggi che ti fa dire di salire.
2. Se un lavoro ha bisogno di due informazioni che stanno in posti diversi, spezzalo in due righe: possono finire su gradini diversi.
3. Lascia almeno un lavoro dov'è, e scrivi perché salire non gli servirebbe.
4. Per ogni salita: che cosa smette di rompersi, che cosa comincia a dover essere tenuto aggiornato, e da chi.

REGOLE
- Non consigliarmi un gradino che non risolve il limite di quello dove sto: se salgo, il limite deve sparire, non cambiare nome.
- Non dirmi come si costruisce niente: oggi voglio solo sapere dove sto e dove dovrei stare.
- Se un'informazione cambia ogni giorno, dimmelo chiaramente, anche se la conclusione è che per adesso quel pezzo resta a mano.

TABELLA
lavoro                                   oggi  consigliato
1  prezzo di una variante                  1        2
2a tempi di consegna del fornitore         1        2
2b calendario del montatore                1        4  (non adesso)
3  lettera che accompagna il preventivo    1        1  (resta)

PERCHÉ IL LAVORO 1 SALE AL GRADINO 2
Il limite del gradino 1 non è che scrivi troppo: è che quello che
scrivi invecchia senza avvisarti. Il listino cambia a marzo e a
settembre, tu lo riscrivi a memoria nove volte al mese, e la memoria
è rimasta a marzo. Allegando il PDF il numero non lo ricordi più: lo
legge lui.
  smette di rompersi: il prezzo sbagliato per un listino cambiato
  comincia a dover essere tenuto aggiornato: il file nella cartella
  chi lo fa: tu, due volte l'anno, quando arriva la mail del fornitore

PERCHÉ HO SPEZZATO IL LAVORO 2
Le due informazioni che ti servono per rispondere «quando» stanno in
posti diversi e non si muovono alla stessa velocità.
- I tempi del fornitore sono scritti in un documento e cambiano due
  volte l'anno: stesso caso del lavoro 1, gradino 2.
- Il calendario del montatore cambia ogni volta che qualcuno prende un
  appuntamento. Nessun documento allegato può essere fresco quanto una
  cosa che cambia ogni giorno: o qualcosa va a chiederlo al gestionale
  nel momento in cui serve, o quel pezzo lo guardi tu. È un gradino 4,
  e finché non c'è la data la dai tu al telefono, come fai adesso.

PERCHÉ IL LAVORO 3 RESTA DOV'È
Il tuo modo di scrivere non cambia mai e sta in dieci righe. Non c'è
niente da tenere aggiornato, quindi non c'è niente da guadagnare
salendo: un blocco di esempi salvato in una nota fa lo stesso lavoro e
non si rompe. Sei riscritture al mese di una cosa sempre uguale non
sono un problema di gradino: sono un copia e incolla.

UNA COSA CHE TI DICO ANCHE SE NON ME L'HAI CHIESTA
Sui lavori 1 e 2a, allegando i documenti, non sparisce l'errore:
cambia specie. Non sbagli più il prezzo a memoria, ma puoi allegare
il file di marzo. Tienine uno solo in cartella, con la data nel nome.

Perché ha funzionato

• «Dove sta oggi l'informazione» è la domanda che ha fatto tutto il lavoro. Non «quanto tempo ci metti»: quella è una domanda diversa e altrettanto utile, e serve quando devi decidere se costruire qualcosa. Qui serve sapere da dove arriva la roba, perché è quello — e solo quello — che dice se scrivere meglio ha ancora senso.
• «Ogni quanto cambia» decide da sola quasi tutti i casi. Non è la quantità di informazione a far cadere il primo gradino: cinque importi ci stanno benissimo dentro una richiesta. È la freschezza. Cinque importi che a settembre diventano altri cinque, no.
• «Quante volte l'ho riscritta nell'ultimo mese» trasforma un'impressione in un numero. Nove volte è un fatto discutibile riga per riga; «mi capita spesso» non lo è, e sulle impressioni si prendono decisioni che poi non si difendono.
• «Spezzalo in due righe» ha prodotto la cosa più utile della risposta. Quasi nessun lavoro sta tutto su un gradino solo: quello di Luisa aveva metà della risposta in un documento fermo e metà in un gestionale che cambia ogni giorno, e senza quella riga sarebbe finito tutto sul gradino sbagliato — probabilmente il più alto, per non lasciare fuori niente.
• «Lascia almeno un lavoro dov'è» è il freno. A una domanda che chiede dove salire, la risposta più plausibile è «dappertutto», e la plausibilità qui costa fine settimana. La riga del lavoro 3 — resta, e questo è il motivo — vale quanto le altre due messe insieme.
• «Se salgo, il limite deve sparire, non cambiare nome» ha tenuto il lavoro 1 al secondo gradino invece di spingerlo al terzo. Una raccolta di documenti risolve il problema di chi ha molti documenti che cambiano spesso; Luisa ha un documento che cambia due volte l'anno. Salire al terzo gradino non le toglieva un problema: gliene dava uno nuovo da tenere aggiornato.
• «Non dirmi come si costruisce niente» ha tenuto la risposta sulla diagnosi. È l'unica parte del lavoro che si fa in mezz'ora, ed è quella che decide se le mezze giornate successive avranno senso.

Prova tu

Il modello pronto

Ho {{ATTIVITÀ}} a {{CITTÀ}}, {{IN QUANTI SIETE}}.

Ho imparato a scrivere richieste complete. Adesso voglio capire per quali dei miei lavori la richiesta scritta bene BASTA, e per quali il problema non è più come chiedo ma da dove arriva l'informazione.

I QUATTRO GRADINI — usa questi, non inventarne altri
1 = l'informazione la scrivo io dentro la richiesta
2 = l'informazione sta in un file mio, e il file lo allego io ogni volta
3 = i miei documenti stanno già dentro una raccolta e l'assistente ci cerca dentro da solo
4 = l'informazione non sta in nessun documento: sta in un programma che cambia da solo, e qualcosa deve andare a chiederla

I MIEI TRE LAVORI — che informazione serve · dove sta oggi · ogni quanto cambia · quante volte l'ho riscritta a mano nell'ultimo mese · gradino di oggi

1) {{LAVORO 1}}
   serve: {{QUALE INFORMAZIONE}}
   dove sta: {{NELLA MIA TESTA / IN UN FILE / IN PIÙ FILE / IN UN PROGRAMMA CHE CAMBIA DA SOLO}}
   cambia: {{MAI / DUE VOLTE L'ANNO / OGNI MESE / OGNI GIORNO}}
   riscritta a mano: {{QUANTE VOLTE}} nell'ultimo mese
   gradino di oggi: {{1, 2, 3 O 4}}

2) {{LAVORO 2}}
   serve: {{QUALE INFORMAZIONE}}
   dove sta: {{DOVE}}
   cambia: {{OGNI QUANTO}}
   riscritta a mano: {{QUANTE VOLTE}} nell'ultimo mese
   gradino di oggi: {{1, 2, 3 O 4}}

3) {{LAVORO 3}}
   serve: {{QUALE INFORMAZIONE}}
   dove sta: {{DOVE}}
   cambia: {{OGNI QUANTO}}
   riscritta a mano: {{QUANTE VOLTE}} nell'ultimo mese
   gradino di oggi: {{1, 2, 3 O 4}}

QUELLO CHE DEVI FARMI
1. Una tabella con i tre lavori: gradino di oggi, gradino consigliato, e in una riga il limite del gradino di oggi che ti fa dire di salire.
2. Se un lavoro ha bisogno di due informazioni che stanno in posti diversi, spezzalo in due righe: possono finire su gradini diversi.
3. Lascia almeno un lavoro dov'è, e scrivi perché salire non gli servirebbe.
4. Per ogni salita: che cosa smette di rompersi, che cosa comincia a dover essere tenuto aggiornato, e da chi.

REGOLE
- Non consigliarmi un gradino che non risolve il limite di quello dove sto: se salgo, il limite deve sparire, non cambiare nome.
- Non dirmi come si costruisce niente: oggi voglio solo sapere dove sto e dove dovrei stare.
- Se un'informazione cambia ogni giorno, dimmelo chiaramente, anche se la conclusione è che per adesso quel pezzo resta a mano.

Errore comune

Livello successivo

Riconoscere il gradino è il lavoro di questa lezione; costruire il terzo e il quarto — la raccolta che si aggiorna, l'automazione che parte da sola, l'agente e il suo mandato — è il lavoro del corso «Automazioni con l'AI» dell'abbonamento, che è fatto per quello.