Tre usi concreti: la posta, i documenti lunghi, il foglio bianco

Capire

Quasi tutto lo scrivere di una piccola impresa entra in tre scatole. La posta: qualcuno ti ha scritto e devi rispondere, magari a una contestazione. I documenti lunghi: qualcuno ti ha mandato trenta pagine e devi sapere cosa ti impegna e quanto ti costa. Il foglio bianco: devi partire da zero e sono tre settimane che ci giri intorno.

Sono tre compiti diversi e vogliono tre richieste diverse. Quello che li tiene insieme è una cosa sola: il materiale lo porti tu. L'email ricevuta si incolla, il documento si carica, i tuoi numeri si scrivono. Ciò che non entra nella conversazione, per l'assistente non esiste — e se gli serve per finire il lavoro, se lo inventa senza dirtelo.

Vedere

La posta — Studio Ferrari, commercialista a Modena

Marina Ferrari ha uno studio con due collaboratrici. Alle 8:12 le arriva l'email che rovina la mattina: c'è una contestazione sul prezzo e un rimprovero implicito.

Oggetto: fattura di giugno

Buongiorno dott.ssa,
ho visto la fattura del suo studio: 380 euro per la trimestrale mi
sembrano tanti, l'anno scorso mi pare fossero 280. Cosa è cambiato?
Aggiungo che a marzo le avevo chiesto se mi conveniva cambiare regime e
non ho più avuto risposta.
Cordiali saluti
Andrea R.

I documenti lunghi — Edilizia Marchetti e il capitolato della palestra

Sandro Marchetti ha un'impresa edile a Prato, sono in sei. Riceve il capitolato speciale d'appalto per il rifacimento della palestra comunale di Vaiano: 34 pagine, base d'asta 84.000 € più IVA. Ha tre giorni per decidere se partecipare e non ha mai lavorato per un ente pubblico.

Il foglio bianco — la pizzeria di Salerno a mezzogiorno

Nino Esposito ha 45 coperti e a pranzo ne fa 8 o 10. Intorno ha tre palazzi di uffici e un poliambulatorio. Vuole lanciare una formula pranzo: ci gira intorno da tre settimane e non ha ancora deciso niente, perché ogni idea gli sembra insieme buona e rischiosa.

Facciamolo insieme

Laboratorio 1 — la posta

1. Prima di aprire l'assistente, decidi tu il tono in dieci secondi: qui Marina decide che la risposta dev'essere ferma e che non si scuserà, perché non ha niente di cui scusarsi.
2. Scrivi chi sei e che rapporto hai con chi ti ha scritto: cliente da quattro anni, paga puntuale, lo vuoi tenere.
3. Elenca i fatti dalla tua parte, con i numeri: perché la parcella è passata da 280 a 380, che la risposta sul regime esiste ed è del 14 marzo.
4. Incolla l'email ricevuta fra due marcatori, per intero, senza sistemarla.
5. Chiudi con la forma: quante parole, che tono, cosa non deve scrivere, con quale proposta finire.

Sono una commercialista, ho uno studio a Modena con due collaboratrici. Ti incollo l'email di un cliente, una ditta individuale che seguo da quattro anni.

I fatti dalla mia parte:
- la parcella è passata da 280 a 380 € perché da gennaio ha aperto la posizione IVA con liquidazione trimestrale e ha assunto due dipendenti; l'anno scorso non aveva né l'una né gli altri
- sul cambio di regime gli ho risposto il 14 marzo con un'email in cui gli spiegavo perché nella sua situazione non conveniva. Probabilmente non l'ha letta, ma esiste e posso rigirargliela
- è un cliente che voglio tenere, paga sempre puntuale

Scrivi la risposta.

Forma: massimo 140 parole. Tono cordiale e fermo. Prima spieghi la differenza di parcella con la causa concreta, poi il regime ricordando la data della mail senza farne una questione. Chiudi proponendo dieci minuti al telefono giovedì o venerdì mattina.
Non usare «con la presente». Non scusarti: non ho niente di cui scusarmi.

<<<EMAIL RICEVUTA>>>
Buongiorno dott.ssa, ho visto la fattura del suo studio: 380 euro per la trimestrale mi sembrano tanti, l'anno scorso mi pare fossero 280. Cosa è cambiato? Aggiungo che a marzo le avevo chiesto se mi conveniva cambiare regime e non ho più avuto risposta. Cordiali saluti, Andrea R.
<<<FINE>>>

Buongiorno Andrea,

la differenza dipende da un cambiamento reale: da gennaio ha la posizione
IVA con liquidazione trimestrale e due dipendenti in forza. L'anno scorso
non c'erano né l'una né gli altri, e la parcella rispecchiava quella
situazione. I cento euro in più coprono le quattro liquidazioni e gli
adempimenti legati al personale.

Sul cambio di regime le avevo risposto il 14 marzo: le rigiro volentieri
quella mail, così ne riparliamo sui numeri.

Se preferisce ne parliamo a voce: ho dieci minuti giovedì o venerdì
mattina, mi dica lei l'orario.

A presto,
Marina Ferrari

Laboratorio 2 — il documento lungo

1. Apri una conversazione nuova e carica il file: cerca la funzione di caricamento allegati e aspetta che il documento risulti caricato prima di scrivere.
2. Non chiedere un riassunto. Scrivi chi sei e quale decisione devi prendere: partecipo o no a una gara da 84.000 €.
3. Elenca le domande numerate, nell'ordine in cui ti servono: cosa consegnare e quando, requisiti, tutte le voci che costano soldi, le condizioni più rischiose, cosa manca.
4. Aggiungi la riga che vale più di tutte le altre: «se una cosa non c'è, scrivi non presente nel capitolato».
5. Chiedi articolo e pagina per ogni punto: è quello che rende il controllo una cosa da trenta secondi invece che da un'ora.

Ti ho caricato il capitolato speciale d'appalto per il rifacimento della palestra comunale di Vaiano, 34 pagine. Base d'asta 84.000 € oltre IVA. Sono il titolare dell'impresa che sta valutando se partecipare: siamo in sei, facciamo ristrutturazioni, non abbiamo mai lavorato per un ente pubblico.

Dimmi, in quest'ordine:
1. Cosa devo consegnare per partecipare e entro quando, con le date e gli orari esatti
2. Requisiti che devo avere: iscrizioni, certificazioni, fatturato minimo, referenze
3. Tutte le voci che mi costano soldi: cauzioni, polizze, oneri della sicurezza, penali
4. Le tre condizioni più rischiose per un'impresa piccola come la mia, con l'articolo
5. Cosa non è scritto, o è scritto in modo ambiguo

Usa solo il capitolato. Se una cosa non c'è, scrivi «non presente nel capitolato». Per ogni punto cita articolo e pagina.

1. COSA CONSEGNARE — entro le 12:00 del 28 agosto (art. 4, p. 6)
   - domanda di partecipazione su modello A
   - dichiarazione dei requisiti generali su modello B
   - offerta economica in busta separata su modello C
   - copia del capitolato firmata in ogni pagina
   ATTENZIONE: l'art. 4 prevede l'esclusione se manca la firma su ogni
   pagina.

3. COSTI
   - cauzione provvisoria 2% della base d'asta = 1.680 € (art. 11, p. 14)
   - cauzione definitiva 10% dell'importo di aggiudicazione (art. 11, p. 15)
   - polizza con massimale 500.000 € (art. 12, p. 16)
   - penale per ritardo: 1 per mille al giorno dell'importo contrattuale
     (art. 18, p. 22) — su 84.000 € sono 84 € al giorno
   - oneri della sicurezza non soggetti a ribasso: 2.100 € (art. 7, p. 9)

Quarantacinque minuti di lettura diventati dodici: otto per leggere la risposta e andare a controllare i cinque articoli citati, quattro per leggere per intero i due che contavano davvero. E il numero che ha fatto decidere Sandro — 84 euro di penale al giorno — stava a pagina 22, che alle nove di sera non avrebbe mai letto.

Laboratorio 3 — il foglio bianco

1. Descrivi la situazione con i numeri veri: 45 coperti, 8-10 a pranzo, tre palazzi di uffici intorno.
2. Scrivi i vincoli che l'assistente non può indovinare: quanto ti costa la materia prima, quante persone hai in turno, cosa fa la concorrenza e a che prezzo.
3. Vieta il testo finito: non scrivermi il volantino. A quel punto non può cavarsela con delle belle frasi.
4. Chiedi tre impostazioni diverse, tre righe ciascuna, ognuna con il vantaggio e il rischio.
5. Chiudi con «poi aspetta che ti dica quale scelgo»: la scelta resta tua, e non parte a scrivere prima che tu abbia deciso.

Ho una pizzeria a Salerno, 45 coperti, aperta a pranzo e cena. A pranzo lavoro poco: 8-10 coperti. Intorno ho tre palazzi di uffici e un poliambulatorio. Voglio lanciare una formula pranzo.

Non scrivermi il testo del volantino. Proponimi tre impostazioni diverse della formula, tre righe ciascuna, con il vantaggio e il rischio di ognuna.

Tieni conto che: il mio costo materia prima su una margherita è 0,98 €, a pranzo ho un pizzaiolo e una persona in sala, e qui intorno la concorrenza fa il piatto del giorno a 9 €.

Poi aspetta che ti dica quale scelgo.

A) Pizza + bibita a 9 €, servita in 12 minuti garantiti
   Vantaggio: usi il forno che è già acceso, il margine resta alto.
   Rischio: chi mangia in pausa cinque giorni su cinque si stanca della
   pizza entro tre settimane.

B) Menù a rotazione settimanale, 5 piatti che cambiano ogni lunedì, 11 €
   Vantaggio: ti differenzia dal piatto del giorno della concorrenza.
   Rischio: con una persona sola in cucina la rotazione è la prima cosa
   che salta la settimana che qualcuno sta a casa.

C) Formula «taglio + insalata» da asporto a 7,50 €, da ordinare entro le
   11:30
   Vantaggio: nessun coperto occupato, nessuna persona in più in sala,
   produzione concentrata in un'ora.
   Rischio: dipendi dagli ordini anticipati; se non arrivano hai prodotto
   per niente.

Nino ha scelto la C, ha corretto una cosa che l'assistente non poteva sapere — alle 11:30 sta ancora infornando, quindi ha spostato il limite degli ordini alle 10:30 — e in venti minuti aveva il testo del volantino.

Perché ha funzionato

Nei tre laboratori il lavoro vero è sempre stato lo stesso: mettere dentro la richiesta quello che solo tu sai. Guarda quale pezzo ha prodotto quale risultato.

Togli una qualsiasi di queste righe e il risultato scende di un gradino. Togli i numeri e scende di tre.

Prova tu

Il modello pronto

— POSTA —
Sono {{CHI SEI}} e lavoro a {{CITTÀ}}. Ti incollo l'email di {{CHI TI HA SCRITTO}}, che è {{CHE RAPPORTO AVETE}}.
I fatti dalla mia parte: {{FATTO 1 CON I NUMERI}}; {{FATTO 2}}; {{FATTO 3}}.
Scrivi la risposta. Forma: massimo {{NUMERO}} parole, tono {{TONO}}, non usare {{LE FORMULE CHE DETESTI}}. Chiudi proponendo {{L'AZIONE CHE VUOI OTTENERE}}.

<<<EMAIL RICEVUTA>>>
{{INCOLLA QUI L'EMAIL PER INTERO}}
<<<FINE>>>

— DOCUMENTO LUNGO —
Ti ho caricato {{CHE DOCUMENTO È}}, {{QUANTE PAGINE}}. Sono {{CHI SEI}} e devo decidere se {{LA DECISIONE DA PRENDERE}}.
Dimmi, in quest'ordine:
1. Cosa mi impegna a fare, ed entro quando
2. Tutte le voci che mi costano soldi
3. Le tre condizioni più rischiose per me
4. Cosa manca o è scritto in modo ambiguo
Usa solo il documento. Se una cosa non c'è, scrivi «non presente». Per ogni punto cita {{ARTICOLO E PAGINA / PARAGRAFO}}.

— FOGLIO BIANCO —
Ho {{LA TUA ATTIVITÀ}} a {{CITTÀ}}. Situazione: {{I NUMERI VERI: volumi, orari, persone}}. Voglio {{L'OBIETTIVO}}.
Non scrivermi il testo. Proponimi tre impostazioni diverse, tre righe ciascuna, con il vantaggio e il rischio di ognuna.
Tieni conto che: {{VINCOLO DI COSTO}}, {{VINCOLO DI PERSONE}}, {{COSA FA LA CONCORRENZA}}.
Poi aspetta che ti dica quale scelgo.

Errore comune

Livello successivo