Riassumere una riunione: decisioni, attività, responsabili, scadenze

Capire

Una riunione produce due cose: chiacchiere e impegni. Il problema è che escono mescolate, e chi prende appunti scrive di corsa in ordine sparso. Poi il foglio resta nel telefono, e tre settimane dopo nessuno ricorda chi doveva chiamare il fornitore.

Questo è il compito in cui un assistente è più forte in assoluto: riordinare del testo che gli dai tu. Non deve ricordare niente, non deve sapere niente del tuo settore, non deve inventare nessun numero. Deve solo separare quattro cose che nei tuoi appunti sono impastate insieme.

• La sintesi — cinque o sei righe per chi non c'era.
• Le decisioni — solo quello che è stato deciso davvero, non quello che è stato proposto.
• Le attività — ognuna con un responsabile e una data, altrimenti non è un'attività, è un desiderio.
• Le questioni aperte — quello di cui si è parlato senza decidere. È la parte che di solito sparisce, ed è quella che torna a mordere.

Vedere

Elena Danesin ha una falegnameria a Treviso, Serramenti Danesin, nove persone. Ogni lunedì mattina fanno trentacinque minuti di riunione in officina. Lei prende appunti sul telefono, con una mano sola, mentre gli altri parlano. Questo è quello che aveva scritto lunedì 4 agosto.

lun 4 ago - riunione, c'erano tutti tranne Sara
- cucina Marchi: consegna slitta, manca il top. fornitore dice 2 sett?? da
  confermare
- Paolo: il pantografo si è fermato di nuovo, terza volta in un mese
- Paolo dice che se si ferma ancora fermiamo la produzione mercoledì
- preventivo hotel Ai Tigli 18.400 -> troppo basso il montaggio, rivedere
- ferie: Nicola 11-25 ago, Sara 18 ago-1 sett -> montaggi scoperti la
  settimana del 18
- reso pannelli rovere 6 pz difetto verniciatura, chi chiama il fornitore?
- listino nuovo ai rivenditori entro fine mese, deciso
- sito: le foto sono vecchie di 4 anni
- anticipo 30% su cucina Bellin -> ok, deciso, glielo dico io
- Marco chiedeva se prendiamo un apprendista a settembre, se ne riparla
- assistenza pantografo: preventivo revisione 2.800? forse
- consegna Marchi va comunicata al cliente comunque entro mercoledì

Dodici righe, tre decisioni vere, due attività senza nessun nome accanto e una questione che sembra minore e non lo è: la settimana del 18 agosto non c'è nessuno per i montaggi.

Facciamolo insieme

Il procedimento è identico ai sei passi qui sotto: al posto degli appunti, fra i marcatori, incolli la trascrizione. Una cosa però conviene saperla prima, perché è metà del valore dell'esercizio: nella trascrizione ci sono cose che negli appunti di Elena si erano perse. La più evidente è una data — «glielo dico io, la chiamo domani mattina, martedì cinque» — che a voce c'era e sul telefono non è finita. Il verbale che otterrai dal file sarà quindi un po' più pieno di quello che leggi qui sotto, e quella differenza è la misura di che cosa costa prendere appunti con una mano sola mentre gli altri parlano.

1. Non sistemare gli appunti. Copiali com'erano, refusi compresi: metterli in ordine è il lavoro che stai delegando.
2. Scrivi tre righe di contesto: che azienda sei, chi c'era, quando, di cosa si parla di solito in quella riunione.
3. Incolla gli appunti fra due marcatori, così è chiaro dove cominciano e dove finiscono.
4. Chiedi i quattro blocchi nell'ordine: sintesi, decisioni, attività, questioni aperte.
5. Metti i due divieti che fanno tutta la differenza: non spostare fra le decisioni ciò che è stato solo proposto, e non inventare responsabili o date.
6. Chiedi che dove manca il nome o la data compaia DA ASSEGNARE e DA DEFINIRE in maiuscolo, così saltano all'occhio.

Ho una falegnameria a Treviso, Serramenti Danesin, siamo in nove: produzione, montaggio e ufficio. Ogni lunedì facciamo mezz'ora di riunione in officina su commesse, produzione e consegne. Ti incollo gli appunti che ho preso io sul telefono lunedì 4 agosto: sono disordinati e scritti di fretta, non sistemarli tu prima, usali come sono.

Restituiscimi quattro blocchi, in quest'ordine:

1. SINTESI — massimo 6 righe, per chi non era presente
2. DECISIONI PRESE — solo quello che negli appunti risulta deciso. Se una cosa è stata proposta o discussa ma non decisa, NON metterla qui: va nel blocco 4
3. ATTIVITÀ — una riga ciascuna, in questo formato: cosa fare | responsabile | entro quando. Se il responsabile non risulta dagli appunti scrivi DA ASSEGNARE; se la data non risulta scrivi DA DEFINIRE. Non dedurre né l'uno né l'altra
4. QUESTIONI APERTE — quello di cui si è parlato senza arrivare a una decisione, con accanto la domanda a cui bisogna rispondere

Usa solo quello che c'è negli appunti. Non aggiungere attività che ti sembrano ovvie e non completare gli importi. Se un punto è ambiguo, mettilo nel blocco 4 e scrivi perché è ambiguo.

<<<APPUNTI>>>
lun 4 ago - riunione, c'erano tutti tranne Sara
- cucina Marchi: consegna slitta, manca il top. fornitore dice 2 sett?? da confermare
- Paolo: il pantografo si è fermato di nuovo, terza volta in un mese
- Paolo dice che se si ferma ancora fermiamo la produzione mercoledì
- preventivo hotel Ai Tigli 18.400 -> troppo basso il montaggio, rivedere
- ferie: Nicola 11-25 ago, Sara 18 ago-1 sett -> montaggi scoperti la settimana del 18
- reso pannelli rovere 6 pz difetto verniciatura, chi chiama il fornitore?
- listino nuovo ai rivenditori entro fine mese, deciso
- sito: le foto sono vecchie di 4 anni
- anticipo 30% su cucina Bellin -> ok, deciso, glielo dico io
- Marco chiedeva se prendiamo un apprendista a settembre, se ne riparla
- assistenza pantografo: preventivo revisione 2.800? forse
- consegna Marchi va comunicata al cliente comunque entro mercoledì
<<<FINE APPUNTI>>>

1. SINTESI
Riunione del lunedì 4 agosto, presenti tutti tranne Sara. Due temi
pesano: la consegna della cucina Marchi che slitta per il top mancante e
il pantografo che si è fermato per la terza volta in un mese. Sul fronte
commerciale il preventivo dell'hotel Ai Tigli va rivisto al rialzo sulla
voce montaggio. Le ferie di agosto lasciano scoperti i montaggi nella
settimana del 18. Decisi il nuovo listino ai rivenditori e l'anticipo
sulla cucina Bellin.

2. DECISIONI PRESE
- Nuovo listino da mandare ai rivenditori entro fine mese
- Anticipo del 30% richiesto sulla commessa cucina Bellin, lo comunica
  Elena
- Se il pantografo si ferma ancora, mercoledì la produzione si ferma

3. ATTIVITÀ
- Confermare col fornitore la data reale del top cucina Marchi |
  DA ASSEGNARE | prima di mercoledì (la consegna va comunicata al cliente)
- Comunicare al cliente Marchi lo slittamento della consegna |
  DA ASSEGNARE | entro mercoledì
- Rivedere la voce montaggio del preventivo hotel Ai Tigli (18.400 €) |
  DA ASSEGNARE | DA DEFINIRE
- Chiamare il fornitore per il reso dei 6 pannelli rovere con difetto di
  verniciatura | DA ASSEGNARE | DA DEFINIRE
- Coprire i montaggi della settimana del 18 agosto (Nicola in ferie
  11-25, Sara 18 ago-1 set) | DA ASSEGNARE | prima dell'11 agosto
- Mandare il nuovo listino ai rivenditori | DA ASSEGNARE | entro il
  31 agosto

4. QUESTIONI APERTE
- Revisione del pantografo: negli appunti compare un preventivo di
  2.800 € con un punto interrogativo. Domanda: il preventivo esiste ed è
  di 2.800 €? Si fa la revisione o si continua a ripararlo?
- Apprendista da settembre: proposto da Marco, rinviato. Domanda: entro
  quando serve decidere per fare in tempo?
- Foto del sito vecchie di 4 anni: nessuna decisione. Domanda: chi le
  rifà e con che budget?

Elena ha impiegato quattro minuti: due per incollare, due per scorrere il risultato e assegnare a mano i sei DA ASSEGNARE prima di girarlo sul gruppo dell'officina. La revisione del pantografo, che negli appunti era un numero con un punto interrogativo, è finita giustamente fra le questioni aperte invece che fra le spese decise.

Perché ha funzionato

Il pezzo che rende di più è il divieto di dedurre. Senza quello, un assistente assegna volentieri le attività alla persona nominata più vicino nel testo: sarebbe un verbale ordinatissimo, e sbagliato.

Prova tu

Il modello pronto

Ho {{LA TUA ATTIVITÀ}} a {{CITTÀ}}, siamo in {{QUANTI SIETE}}. Ti incollo gli appunti della riunione di {{DATA}}, presenti {{CHI C'ERA}}. Sono disordinati e scritti di fretta: usali come sono, non sistemarli prima.

Restituiscimi quattro blocchi, in quest'ordine:

1. SINTESI — massimo {{NUMERO}} righe, per chi non era presente
2. DECISIONI PRESE — solo ciò che risulta deciso negli appunti. Ciò che è stato proposto o discusso senza decidere NON va qui: va nel blocco 4
3. ATTIVITÀ — una riga ciascuna, formato: cosa fare | responsabile | entro quando. Se il responsabile non risulta scrivi DA ASSEGNARE; se la data non risulta scrivi DA DEFINIRE. Non dedurre né l'uno né l'altra
4. QUESTIONI APERTE — di cosa si è parlato senza decidere, con accanto la domanda a cui bisogna rispondere

Usa solo quello che c'è negli appunti: non aggiungere attività ovvie, non completare importi, non inventare date. Se un punto è ambiguo mettilo nel blocco 4 e scrivi perché.

<<<APPUNTI>>>
{{INCOLLA QUI I TUOI APPUNTI, COSÌ COME SONO}}
<<<FINE APPUNTI>>>

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