Claude: progetti, artefatti e documenti lunghi

Se il tuo lavoro produce documenti — relazioni, capitolati, procedure, offerte di più pagine — la fatica non è scrivere: è mettere in ordine. Gli appunti ce li hai già, sparsi fra il telefono, un quaderno e la testa. Questa lezione è su come si passa da lì a un documento che puoi mandare a un cliente.

Capire

Le funzioni di base sono le stesse che hai visto nella lezione precedente: conversazione, caricamento di file, ricerca sul web. La differenza pratica, per chi scrive documenti, sta in due cose che vale la pena capire una volta per tutte.

• Progetti: una cartella con la memoria. Ci carichi i file di riferimento che usi ogni volta — il tuo modello di documento, il listino, l'elenco delle voci standard — e ci scrivi le istruzioni sempre valide: chi sei, come devono essere scritti i documenti, cosa non deve mai comparire. Ogni conversazione aperta dentro il progetto parte già sapendo tutto questo.
• Artefatti: il documento esce dalla chat e compare a fianco, come un foglio a parte. Puoi chiedere modifiche mirate — «nella sezione 4 aggiungi una riga» — e viene riscritta solo quella parte, mentre il resto resta com'era. Alla fine lo copi o lo scarichi.
• Documenti lunghi: regge testi lunghi senza perdere il filo, e questo si sente quando il materiale è tanto. Non è però infinito: se il documento è enorme, dividilo in blocchi e lavora un blocco per volta.

Il concetto che resta anche quando cambieranno i nomi: un posto stabile dove vivono le tue istruzioni e i tuoi file, e un documento modificabile a pezzi invece che un muro di testo nella chat. Quando valuti uno strumento nuovo, cerca queste due cose, non il nome che ha deciso di dargli chi lo produce.

Vedere

Andrea Bergonzi è geometra a Piacenza. Martedì mattina fa un sopralluogo in un appartamento di 78 mq da ristrutturare: prende appunti sul telefono, in piedi, mentre il cliente parla. Escono quattro schermate di frasi mozze. Di solito la sera si siede, ci mette due ore a farne una relazione presentabile, e finisce per mandarla il giorno dopo — o due giorni dopo, se salta fuori un'urgenza. Quel ritardo, ogni tanto, gli costa il lavoro.

soggiorno 24 mq - pavimento gres anni 90 da rifare, battiscopa ok
finestre pvc 2012 ok tranne quella del bagno (infiltra da sotto)
impianto elettrico quadro vecchio 4 moduli - da rifare tutto
cucina 11 mq - spostare scarico 1,2 m verso muro nord, verificare colonna
bagno 6 mq - rifare completo, sanitari sospesi (richiesta cliente)
caldaia 2019 ok, lasciare
muro cucina/soggiorno non portante? da verif. con struttura - cliente
vuole aprire 2,4 m
tinteggiatura tutti i 78 mq
budget detto a voce dal cliente: 45-50 mila
tempi: vuole entrare per Natale
MANCANO misure esatte bagno + foto quadro elettrico

Alle 11:40, dal furgone, Andrea incolla quelle righe e riceve una relazione in sette sezioni. Alle 12:05 l'ha riletta, corretta in due punti e mandata. Il cliente la riceve mentre è ancora nell'appartamento con l'imbianchino.

Facciamolo insieme

1. Crea un progetto e chiamalo con il nome del cantiere o del cliente: sarà il posto dove torna tutto ciò che riguarda quel lavoro.
2. Carica dentro il progetto i due file che useresti comunque ogni volta: il tuo modello di relazione e il listino prezzi aggiornato. Se lavori sul caso di Andrea, sono il modello e il prezzario che hai appena scaricato.
3. Scrivi le istruzioni permanenti del progetto (il testo è qui sotto). Si scrivono una volta sola e valgono per tutte le conversazioni di quel progetto.
4. Apri una conversazione dentro il progetto, incolla gli appunti grezzi fra i delimitatori — il file degli appunti per intero, non un pezzo — e chiedi la relazione come documento a parte.
5. Leggi il documento che compare a fianco e chiedi le correzioni una alla volta, indicando la sezione: si riscrive solo quella.
6. Controlla i numeri con la calcolatrice, scarica o copia il testo, e solo allora mettici la tua firma. La firma è tua, quindi la responsabilità anche.

Sono un geometra libero professionista a Piacenza. Lavoro soprattutto su
ristrutturazioni di appartamenti fra i 50 e i 130 mq per clienti privati.

Quando scrivi documenti per me:
- italiano professionale ma comprensibile a un cliente non tecnico
- niente aggettivi pubblicitari, niente frasi di cortesia inutili
- non citare mai norme, decreti o articoli di legge: li metto io
- non inventare mai importi, misure o date: se mancano, scrivi DA VERIFICARE
- gli importi sempre in euro, con il separatore delle migliaia
- usa il mio modello di relazione caricato nel progetto come struttura

Ti incollo gli appunti che ho preso stamattina durante il sopralluogo. Sono grezzi, in ordine sparso, con abbreviazioni mie e qualche punto interrogativo.

Trasformali in una relazione di sopralluogo per il committente, come documento a parte, con queste sezioni numerate:
1. Dati dell'intervento: immobile, superficie, data del sopralluogo
2. Stato di fatto, ambiente per ambiente
3. Interventi previsti, ambiente per ambiente
4. Voci di costo, in tabella: Voce | Descrizione | Importo | Note
5. Tempi indicativi e sequenza dei lavori
6. Cosa serve dal committente per procedere
7. Punti da verificare prima del preventivo definitivo

Regole:
- Usa solo quello che c'è negli appunti. Non aggiungere lavorazioni che non ho scritto, neanche se sono ovvie.
- Dove l'informazione manca o è dubbia scrivi DA VERIFICARE, e riporta la stessa voce anche nella sezione 7.
- Non inventare importi: la colonna Importo la lasci vuota con scritto «da quotare», tranne dove un importo è già negli appunti.
- Il budget che il cliente ha detto a voce va nella sezione 6 come dichiarazione del committente, non come prezzo.
- Niente norme, niente articoli di legge.

<<<APPUNTI>>>
(qui le quattro schermate di appunti, incollate per intero, così come sono)
<<<FINE APPUNTI>>>

Il documento compare a fianco. Andrea lo legge e chiede due correzioni mirate: «nella sezione 4 aggiungi una riga per la pratica edilizia e una colonna IVA, lasciando l'aliquota vuota: la metto io» e «nella sezione 5 sposta la tinteggiatura dopo la posa del pavimento». Vengono riscritte solo quelle due sezioni. Il resto del documento non si muove, e non deve essere riletto da capo.

Perché ha funzionato

• Le sette sezioni dettate da lui: la struttura del documento esisteva già nella testa di Andrea. Scriverla nella richiesta è stato l'unico modo per farla uscire uguale sulla carta. Senza, sarebbe arrivato un testo in prosa da riorganizzare a mano.
• «DA VERIFICARE» + sezione 7: i buchi degli appunti diventano una lista di cose da fare invece che spazi riempiti dall'immaginazione. È la differenza fra un documento professionale e un documento pericoloso.
• «Non inventare importi»: è la regola che protegge di più. Un importo verosimile in una relazione firmata è il tipo di errore che si paga davvero.
• Il budget spostato in sezione 6: gli appunti dicevano «45-50 mila detto a voce». Senza quella regola sarebbe finito nella sezione dei costi come se fosse un preventivo. Con la regola resta quello che è: una dichiarazione del cliente.
• Il documento a fianco: permette di correggere una sezione senza rigenerare le altre sei. Su un documento lungo è la differenza fra due minuti e venti.
• Il progetto: chi sei, come scrivi, cosa non devi mai fare — scritto una volta, valido per tutti i cantieri. Ogni volta che non lo usi, quelle sei righe le riscrivi a mano.

Prova tu

Il modello pronto

Ti incollo appunti grezzi presi durante {{OCCASIONE: sopralluogo, riunione, telefonata}}. Sono in ordine sparso e con abbreviazioni mie.

Trasformali in {{TIPO DI DOCUMENTO}} destinato a {{DESTINATARIO}}, come documento a parte, con queste sezioni numerate:
{{ELENCO DELLE 5-8 SEZIONI, UNA PER RIGA}}

Regole:
- Usa solo quello che c'è negli appunti. Non aggiungere niente che non abbia scritto, neanche se è ovvio.
- Dove manca un'informazione o è dubbia, scrivi DA VERIFICARE e riportala anche nella sezione dei punti aperti.
- Non inventare importi, misure, date o nomi.
- Tono: {{COME DEVE SUONARE}}. Niente aggettivi pubblicitari.
- {{COSA NON DEVE MAI COMPARIRE: norme, dati dei clienti, sconti}}

<<<APPUNTI>>>
{{QUI GLI APPUNTI, INCOLLATI PER INTERO}}
<<<FINE APPUNTI>>>