Gemini Notebook: lavorare solo sulle tue fonti

In ogni azienda piccola c'è una persona che sa tutto, e viene interrotta tutto il giorno. Le domande che riceve hanno una caratteristica in comune: la risposta è già scritta da qualche parte — in un listino, nelle condizioni di vendita, in un verbale di riunione. Il problema non è che manchi l'informazione: è che è sparsa in venti file che nessuno apre.

Capire

Gemini Notebook è il nuovo nome di NotebookLM. Funziona in modo diverso da un chatbot, e la differenza sta in una parola: perimetro. Un chatbot risponde attingendo a tutto quello che ha letto nel mondo. Un notebook risponde solo con le fonti che gli hai caricato tu, e ogni affermazione porta la citazione del punto esatto da cui viene. Se la risposta non è nelle fonti, te lo dice invece di inventarla.

Accetta Documenti e Presentazioni Google, PDF, file di testo, Markdown, indirizzi di pagine web, video YouTube pubblici e file audio. Oltre a rispondere, dalle stesse fonti genera sintesi, domande suggerite e una panoramica audio: una conversazione parlata sui tuoi documenti, che si ascolta in furgone.

Il concetto stabile, quello che resterà anche se cambia di nuovo nome: un assistente il cui mondo sono i tuoi documenti. Non è più bravo di un chatbot, è più circoscritto — e per rispondere a un cliente sulle tue condizioni di garanzia, circoscritto è esattamente quello che serve.

Vedere

Termoidraulica Sereni, Rimini: nove persone, di cui tre fra banco e ufficio. Marco Sereni, il titolare, ha contato per una settimana le volte in cui viene interrotto per una domanda a cui la risposta è già scritta da qualche parte: una media di quattordici al giorno. Quanto costa un'ora di intervento urgente il sabato. Quanti anni di garanzia diamo. Se il fornitore ha ancora quel modello. Che sconto facciamo a chi ha il contratto di manutenzione.

Sereni ci mette quaranta minuti a costruire il notebook. Carica cinque fonti, e nessuna di più.

1. Il listino del fornitore 2026, PDF di 84 pagine, così come è arrivato.
2. Le condizioni di vendita e di garanzia dell'azienda, un documento Google di 6 pagine.
3. Il tariffario interventi 2026 con le maggiorazioni per urgenze, festivi e fuori orario: era un foglio di calcolo, e l'ha esportato in PDF prima di caricarlo.
4. Il manuale delle procedure di intervento, PDF di 22 pagine, quello che dà ai nuovi assunti.
5. Il verbale della riunione commerciale del 12 giugno 2026, dove sono stati decisi gli sconti dell'anno: era una nota, l'ha incollato come testo.

Numeri veri che stanno dentro quelle fonti: manodopera ordinaria 38 €/ora, urgenza in giornata 52 €/ora, sabato e festivi 64 €/ora, sconto del 12% ai clienti con contratto di manutenzione annuale. Sono i numeri che tutti in azienda credono di sapere e che due persone su tre sbagliano.

Facciamolo insieme

1. Crea un notebook nuovo e chiamalo con l'area di lavoro, non con il mese: «Preventivi e condizioni 2026» invece di «prove agosto».
2. Apri il selettore delle fonti e carica i documenti uno alla volta: le cinque fonti di Sereni sono qui sopra, oppure usa le tue. Se una fonte è un foglio di calcolo, esportala prima in PDF: si carica meglio e resta leggibile — il tariffario qui sopra è ancora il foglio di calcolo, in CSV, ed è quello su cui provare l'esportazione.
3. Rinomina ogni fonte con il nome e la data di validità: «Tariffario interventi — valido dal 01/01/2026». È il gesto che ti salverà fra sei mesi.
4. Togli dalle fonti tutto ciò che contiene dati personali dei clienti: nomi, indirizzi, codici fiscali, IBAN. Al notebook servono le regole, non le anagrafiche.
5. Fai le prime dieci domande vere — quelle che ti fanno davvero in azienda, o le cinque di Sereni qui sotto — e per ognuna apri la citazione e controlla che il documento dica quello.
6. Dove la risposta è sbagliata o incompleta, non correggere il notebook: correggi il documento, ricaricalo e togli la versione vecchia. La fonte è la verità, il notebook la riflette.

Rispondi solo usando le fonti caricate in questo notebook. Per ogni affermazione indica da quale fonte viene e in quale punto. Se la risposta non è nelle fonti, scrivi «non presente nelle fonti» e dimmi quale documento dovrei caricare per averla.

Rispondi a queste cinque domande, una risposta per ciascuna:
1. Quanto costa un'ora di manodopera per un intervento urgente di sabato?
2. Quanti anni di garanzia diamo sulle caldaie che installiamo, e che cosa esclude la garanzia?
3. Entro quanti giorni il fornitore consegna una caldaia disponibile a magazzino, e che cosa è previsto se il modello è fuori produzione?
4. Che sconto applichiamo a un cliente che ha il contratto di manutenzione annuale?
5. Chi deve firmare un preventivo sopra i 5.000 €?

Formato di ogni risposta: la domanda in grassetto, la risposta in massimo 3 righe scritte in modo che io possa copiarle in una email a un cliente, poi una riga «Fonte: nome del documento, punto».

1. Quanto costa un'ora di manodopera per un intervento urgente di sabato?
   Gli interventi di sabato e nei giorni festivi sono fatturati a 64 €/ora,
   con un minimo di due ore. L'uscita è compresa entro 15 km dalla sede.
   Fonte: Tariffario interventi - valido dal 01/01/2026, riga «festivi e
   sabato».

2. Quanti anni di garanzia diamo sulle caldaie che installiamo?
   Due anni sull'installazione. La garanzia del produttore sull'apparecchio
   resta separata. Sono esclusi i guasti dovuti a mancata manutenzione
   annuale e all'uso di ricambi non originali.
   Fonte: Condizioni di vendita e garanzia, art. 6.

5. Chi deve firmare un preventivo sopra i 5.000 €?
   Non presente nelle fonti. Per rispondere servirebbe un documento con le
   deleghe di firma o l'organigramma aziendale: non è fra le fonti caricate.

La quinta risposta è quella che ha convinto Sereni. Un chatbot generico avrebbe scritto qualcosa di plausibile sul titolare o sul responsabile commerciale, e in ufficio ci avrebbero creduto.

Perché ha funzionato

• Il perimetro chiuso: la risposta sulla tariffa del sabato non è la media delle tariffe italiane, è la tariffa di quell'azienda. È l'unica cosa che serva a chi risponde al telefono.
• «Indica da quale fonte e in quale punto»: rende la verifica un gesto da cinque secondi. È anche ciò che permette a un dipendente nuovo di fidarsi: non deve credere all'assistente, deve solo aprire la citazione.
• «Non presente nelle fonti + dimmi quale documento caricare»: trasforma un buco in un compito preciso. Sereni ha scoperto così che le deleghe di firma, in azienda, non erano scritte da nessuna parte.
• «Massimo 3 righe, copiabili in una email»: il formato decide se la risposta viene usata. Tre righe si incollano; mezza pagina si riassume a mano, e allora tanto vale scriverla.
• Le fonti rinominate con la data di validità: è quello che impedisce l'errore più costoso, cioè la risposta perfettamente citata su un listino scaduto.
• Cinque fonti, non quaranta: ogni documento in più che non è aggiornato è un modo in più di sbagliare con sicurezza.

Prova tu

Il modello pronto

Rispondi solo usando le fonti caricate in questo notebook. Per ogni affermazione indica da quale fonte viene e in quale punto. Se la risposta non è nelle fonti, scrivi «non presente nelle fonti» e dimmi quale documento dovrei caricare per averla.

Rispondi a queste domande, una risposta per ciascuna:
1. {{DOMANDA CHE TI FANNO PIÙ SPESSO}}
2. {{DOMANDA SUI PREZZI O SULLE CONDIZIONI}}
3. {{DOMANDA SUI TEMPI}}
4. {{DOMANDA SULLE ECCEZIONI: sconti, urgenze, casi particolari}}
5. {{DOMANDA SULLE RESPONSABILITÀ: chi decide, chi firma, chi autorizza}}

Formato di ogni risposta: la domanda in grassetto, la risposta in massimo 3 righe scritte in modo che io possa copiarle in una email a un cliente, poi una riga «Fonte: nome del documento, punto».

Alla fine, elencami le domande a cui non hai potuto rispondere e quale documento servirebbe per ciascuna.